Halbade toodete, halva teeninduse või ebaviisakate inimestega tegelemine võib olla masendav ja tüütu. Kui see juhtub, võite otsustada esitada kaebuse. Õnneks on teil tulemuse saavutamiseks mitu võimalust kaebuse esitamiseks. Ükskõik, kas kaebate ettevõttele või oma töökohale, on oluline olla professionaalne ja konkreetne, mida soovite.
Sammud
Meetod 1/4: kirja või e -kirja kirjutamine
Samm 1. Alustage oma kirja või e -kirjaga "Kallis" ja oma kontaktisiku nimega
Professionaalse tooni loomiseks avage oma kiri tervitusega „kallis“. Seejärel lisage kirja isikupärastamiseks kirjutatava isiku nimi.
- Otsige õiget nime ettevõtte veebisaidilt või töötajate kataloogist.
- Kui te ei leia nime, kirjutage lihtsalt „Klienditugi” või ettevõtte nimi.
Samm 2. Alustage oma kirja sisust, öeldes midagi positiivset
Praegu tunnete end juhtunu pärast tõenäoliselt väga pettununa, kuid positiivne kommentaar võib neid teie poolele tuua. Rääkige neile, kui kaua olete klient olnud, mis teid sellesse ettevõttesse tõmbas või üksikasjad positiivse kogemuse kohta, mis teil nendega oli.
- See lõik peab olema ainult 1-2 lauset pikk.
- Võiksite kirjutada: „Olen viimase aasta klient ja olen varem nautinud teie toodete kvaliteeti” või „Olen kuulnud teie ettevõtte kohta imelisi asju, seega otsustasin teie tooteid proovida.”
Samm 3. Selgitage oma kaebust teises lõigus
Rääkige ettevõttele, millal juhtum juhtus, seejärel kirjeldage juhtunut. Kasutage konkreetseid üksikasju, et näidata, miks olete ärritunud. Keskenduge siiski faktidele, mitte oma emotsioonidele.
- See lõik peaks olema 4–8 lauset pikk.
- Kirjutage: „Käisin eile õhtul teie restoranis sünnipäeva pidamas, kuid perenaine ütles, et mu peoruumi broneering tühistati. Kogu mu pere oli tähistamisele tulnud ja olime sunnitud istuma erinevate laudade juurde. Siis katkestas meie kelner meid, kui laulsime tütrele “Palju õnne sünnipäevaks”, öeldes, et me vaikime. Asja teeb veelgi hullemaks, et töötajad koristasid meie lauad ära, kui tervitasime hilinenud pereliikmeid, nii et me ei jõudnud isegi oma toite lõpetada. Mu tütar nuttis ja tunneb, et see rikkus tema sünnipäeva.”
Samm 4. Ütle neile, mida soovite kolmandas lõigus teha
Keegi on raske teid aidata, kui ta ei tea, mida soovite, seega märkige see kindlasti oma kaebuses. Kasutage oma kolmandat lõiku, et lühidalt selgitada, mida ootate ettevõttelt teie heaks. Veenduge, et see, mida palute, oleks teie kaebuse jaoks sobiv vahend.
- Kirjutage sellesse lõiku umbes 1-3 lauset.
- Võite öelda: „Pärast meie eilset kogemust ootame, et teie ettevõte tagastaks meie õhtusöögi hinna, et saaksime selle raha tõeliseks pidustuseks kasutada.” Või „Kuna minu tellimus oli vigane, ootan, et saadate asendaja saadetis.”
- Siiski on parem mitte öelda midagi sellist: "Pärast eile õhtut tahan, et vallandaksite kelneri, kes palus meil vaikida, ja ma tahan aastaks tasuta eineid." Tõenäoliselt peetakse seda liigseks.
Näpunäide:
Kuigi halb teenindus või madala kvaliteediga tooted võivad olla suur peavalu, ei saa te tavaliselt selle aja eest kulutatud aja eest hüvitist. Kaotatud aja eest hüvitise küsimine võib isegi põhjustada selle, et ettevõte ignoreerib teie kaebust.
Samm 5. Allkirjastage oma nimi tähega
Pärast kolmandat lõiku jätke rida vahele ja kirjutage „Lugupidamisega” või „Aitäh”. Jätke veel 3 rida vahele ja sisestage oma nimi. Kui saadate oma kirja postiga, printige see välja ja allkirjastage see oma sisestatud nime kohale.
Kui saadate e -kirja, ei pea te seda füüsiliselt allkirjastama
Samm 6. Olge lühike, nii et inimene jätkab lugemist
Kuigi see on ebaõiglane, on tavaline, et inimesed lõpetavad lugemise, kui lehel on palju teksti. Tõenäoliselt saate tulemusi, kui kasutate ütlemiseks seda, mida vajate, võimalikult vähe sõnu. Tulge asja juurde ja jätke kõik täiendavad üksikasjad välja.
Lugege oma kiri üle ja otsige valdkondi, kus lisasite selgitusi või hakkasite kõrvalteemast rääkima. Tõenäoliselt saate need laused vajadusel oma kirja kärpimiseks lõigata
Samm 7. Korrigeerige oma kirja või e -kirja korrektset lugemist enne selle saatmist
Pange oma kiri või e -kiri umbes tunniks kõrvale, et saaksite selle juurde tagasi tulla uue vaatenurgaga. Seejärel lugege seda vähemalt kaks korda, veendumaks, et sellel pole vigu. Kui leiate vigu, parandage need enne kirja või e -kirja saatmist.
Kui saate, laske kellelgi teisel teie kiri lugeda. Need aitavad teil vigu märgata ja ütlevad teile, kuidas nad kaebusele reageeriksid
Meetod 2/4: postitamine sotsiaalmeediasse
Samm 1. Külastage ettevõtte sotsiaalmeedia saite, et näha, milliseid neid kasutatakse
Ettevõte võib olla aktiivne igal saidil, kuid mõned ettevõtted kipuvad konkreetsel saidil rohkem reageerima. Vaadake külastajate postitatud sõnumeid ja vaadake, kas ettevõte vastab neile. Seejärel tehke kindlaks, milline sotsiaalmeedia platvorm tundub olevat kõige aktiivsem.
- Näiteks on enamikul ettevõtetel aktiivne Twitteri konto, kuid võite avastada, et ettevõte, kelle üle te kaebate, on Facebookis aktiivsem.
- Parim on proovida kaebust otse ettevõttele enne sotsiaalmeediasse kaebuse postitamist. Sõltuvalt ettevõttest võite saada parema vastuse, kui kaebate eraviisiliselt.
Samm 2. Postitage lühike lõik, mis selgitab, mis juhtus ja mida soovite
Sõnastage oma kaebus hoiatusena teistele klientidele. Seejärel kirjeldage lühidalt, mis juhtus ja mida soovite. Hoidke see postitus võimalikult lühike, et inimesed seda loeksid.
- Proovige sotsiaalmeedias postitades hoida oma kaebust 3-5 lauses. Twitteris peate piirangute täitmiseks hoidma selle 280 tähemärgini.
- Võite kirjutada: „Olge sellelt ettevõttelt tellides ettevaatlik, sest nad saadavad kahjustatud kaupu. Kõik minu tellimuses olevad esemed olid kahjustatud, kuid ettevõte ei vasta minu kaebustele. Ma tahan, et mu esemed asendataks või tagastataks.”
Näpunäide:
Kui vähegi võimalik, lisage foto, mis kujutab probleemi. Näiteks postitage foto kahjustatud kaupadest, mille olete saanud, või pildi oma valest toidutellimusest.
Samm 3. Jälgige oma postitust esindaja vastuse saamiseks
Ettevõtte esindaja vastab teie postitusele tõenäoliselt 24 tunni jooksul. Kontrollige uuesti, kuni näete vastust. Seejärel lugege vastust hoolikalt, et teada saada, mida peate tulemuste saamiseks edasi tegema.
Kui te ei näe 24 tunni jooksul vastust, ei pruugi ettevõte seda kontot regulaarselt jälgida
Samm 4. Postitage teisele platvormile, kui 24 tunni jooksul pole vastust
Võimalik, et ettevõte ei reageeri teie valitud platvormil või neil ei pruugi olla esindajaid, kes seda kontot patrullivad. Külastage mõnda nende lehte ja postitage oma kaebus sinna. Seejärel oodake veel 24 tundi, et näha, kas nad reageerivad.
Enamik ettevõtteid ei soovi oma sotsiaalmeedia kontodele negatiivseid postitusi, nii et nad reageerivad ja proovivad asju paremaks muuta. See pole aga alati nii. Kui te ei saa vastust, ei pruugi sotsiaalmeedia teid aidata
Samm 5. Kui te ei saa vastust, jätke Yelpi või Amazoni arvustus
Enamik ettevõtteid vihkab halbade arvustuste saamist, sest ajab eemale uusi kliente. Otsige üles ettevõtte Yelpi või Amazoni leht, seejärel kirjeldage, mis teiega juhtus ja mida soovite. Pidage siiski meeles, et on võimalik, et ettevõte ei näe teie postitust.
Paljud ettevõtted püüavad negatiivsete arvustustega tegeleda, nii et võite nende tähelepanu sel viisil äratada. Siiski on parem see valik viimaseks salvestada, kuna see ei pruugi teile tulemusi anda
Meetod 3/4: kaebamine isiklikult või telefoni teel
Samm 1. Korraldage juhtumi üksikasjad enne kaebuse esitamist
Koguge juhtunu tõendamiseks vajalikud dokumendid, näiteks paberimajandus, kviitungid või tooteteave. Lisaks pange tähele kuupäeva, mil see juhtus, kellega olete seni rääkinud, ja muud asjakohast teavet, mida võidakse teil paluda. See aitab teil küsimustele täpselt vastata ja aitab teil oma kaebuse osas enesekindlamalt tunda.
- Kui kurdate halva toote üle, vajate kviitungit, tooteteavet ja üksikasju selle kohta, mis sellega viga on.
- Kui kurdate söögikordade üle, soovite oma kviitungit, juhtumi kuupäeva ja kellaaega, asjaosaliste nimesid ja kogetud probleemide loendit.
- Kui kurdate tööõnnetuse üle, koguge paberid, mida teil on vaja varundada, juhtumi kuupäev, juhtumiga seotud inimeste nimed ja juhtunu üksikasjad.
Samm 2. Rääkige esindajale, mis juhtus
Kirjeldage lühidalt juhtumit, mille üle te kaebate. Tehke selle teema kohta kokkuvõtlik kokkuvõte, et inimene saaks aru, millega on tegemist. See võimaldab neil otsustada, kas nad saavad teid aidata või mitte.
Võiksite öelda: „Täna varem tellisin teie restoranist kaasavõtmise, kuid pool minu tellimusest on puudu” või „Eelmisel nädalal rääkis Doug seksiteo kohta nalja ja mitmed inimesed naersid. Nüüd tunnen end puhkeruumis ebamugavalt.”
Samm 3. Selgitage, mida soovite, et nad sellega teeksid
Paluge inimeselt ravimit, mis aitaks teil uuesti terveks saada. Olge otsekohene ja konkreetne, mida soovite. Lisaks küsige kindlasti midagi mõistlikku, arvestades juhtunut.
Võite öelda: „Ma tahan raha tagasi nende üksuste eest, mida minu tellimuses ei olnud, ja ma sooviksin kohe saada asendustellimuse” või „Ma arvan, et oleks kasulik, kui kogu personal osaleks tundlikkuse koolituse töötuba, nii et kõik teavad, et räpased naljad pole sobivad.”
Samm 4. Küsige esindajalt, kas ta saab teid aidata
Kuigi inimene, kellele kaebate, võib aidata, on võimalik, et tal pole selleks luba. Parim on küsida neilt oma vestluse alguses, kas nad saavad seda teha, et saaksite aega kokku hoida. Kui nad ei saa teid aidata, küsige juhendajat.
Võite küsida: "Kas see on midagi, mida saate aidata lahendada?" Kui nad ütlevad ei, siis öelge: "Tänan teid abi eest, kuid pean rääkima juhendajaga."
Samm 5. Kui te ei saa seda, mida soovite, paluge juhendajaga rääkida
Esimesed inimesed, kellega räägite, ei pruugi teie probleemi lahendada, kuid keegi ettevõttes saab seda teha. Paluge jätkuvalt juhendajaga rääkida, kuni leiate inimese, kes saab aidata. Iga kord, kui räägite uue inimesega, rääkige talle, mis juhtus ja mida soovite.
Mõned ettevõtted reageerivad kaebustele paremini kui teised. Siiski saate tulemusi saavutada, kui olete püsiv
Meetod 4/4: kaebuse tõhusaks muutmine
Samm 1. Enne kaebuse esitamist tuulutage oma emotsioone
Oma kaebuses oma emotsioonide näitamine võib vähendada ettevõtte tõenäosust teid aidata. See annab mõista, et te pole mõistlik, kuigi tõenäoliselt olete. Selle vältimiseks rääkige enne ettevõtte esindajaga rääkimist sõbraga. See aitab teil enne kaebamist rahuneda.
Võite öelda: „Ma olen praegu nii hull, sest nad lubasid mulle, et mu tellimus jõuab siia enne minu puhkust. Nüüd olen mures, et raiskasin kogu selle raha ja ei saa isegi nautida. Mul on lihtsalt tahtmine karjuda!”
Variatsioon:
Oma tunnete üleskirjutamine võib olla ka suurepärane võimalus tuulutamiseks. Kirjutage oma mõtetes toimuv üles, et oma tundeid õhutada, seejärel kustutage või visake see, mida kirjutasite.
Samm 2. Tehke oma kaebus juhtumile võimalikult lähedale
On hea, kui võtate aega väljalaskmiseks, kuid proovige oma kaebus kiiresti kätte saada. Kui liiga palju aega läheb, on teil raske juhtunut näidata ja tulemusi saavutada. Tehke oma parima, et esitada kaebus 24 tunni jooksul pärast juhtumit.
Samm 3. Olge juhtunu suhtes aus
Teil võib tekkida kiusatus liialdada, kui hea klient või töötaja te olete, et saada rohkem kaastunnet. Sarnaselt võite tunda, et peate juhtumi heli halvemaks muutma, et esindaja mõistaks, kuidas te end tunnete. Oma väidetega liialdamine võib aga teie kaebust õõnestada ja ettevõtte keelduda teid abistamast. Jääge tõele kindlaks, et saaksite tulemusi.
Näiteks ärge öelge: „Olen aastaid püsiklient olnud”, kui olete neid kasutanud vaid 3 kuud
Samm 4. Dokumenteerige oma kaebuse iga etapp ja see, kes teiega räägib
Dokumentide säilitamine võimaldab teil tõestada, mida olete selle probleemi lahendamiseks seni teinud. Salvestage kõik saadud paberid ja kirjutage üles iga esindajaga suhtlemise üksikasjad. Lisaks hoidke koopiaid kõigist saadetud kirjadest või meilidest.
Kui teete kaebuse isiklikult või telefoni teel, kirjutage üles kaebuse kuupäev ja kellaaeg ning see, kellega te rääkisite. Lisaks kirjutage juhtum või viitenumber, kui selle saate
Samm 5. Kui teie kaebustele ei vastata, tehke koostööd tarbijakaitsjaga
Juhtunu üle kurtmiseks võtke ühendust parema äri büroo, föderaalse kaubanduskomisjoni ja Ripoffi aruandega. Lisaks võite võtta ühendust kohaliku uudistejaama tarbijareporteriga, kes saab teie eest seista. Kuigi need ei ole alati tõhusad, võivad need pooldajad aidata teil paremaid tulemusi saavutada.
Oma kogemuste avalikustamine advokaaditeenusega hoiatab teisi inimesi, et nad oleksid teile ülekohut teinud ettevõtte suhtes ettevaatlikud
Näpunäiteid
- Kui ükski ülaltoodutest ei tööta, saate tarbijakaebuse esitada veebis.
- Ärge olge ebaviisakas ega ärritunud, kui selgitate oma kaebust. See võib kahjustada teie usaldusväärsust ja hõlbustada ettevõttel teie vallandamist.
- Soovitud tulemuste saamiseks peate võib -olla esitama mitu kaebust.
- Pidage meeles, et inimene, kellega te räägite, ei vastuta tõenäoliselt juhtunu eest. Ärge võtke oma pettumust nende vastu välja.