Soovimatu ringkirja kirjutamine on suurepärane võimalus saada teavet korraga suurele rühmale inimestele. Seda kasutatakse kõige sagedamini teabe hankimiseks kaupade või teenuste kohta, mida soovitakse reklaamida. Kuid seda saab kasutada ka mitteärilistel põhjustel, näiteks teabe levitamiseks kogukonna koosoleku või teie elu muutmise kohta. Et seda ise kirjutada, peate alustama oma teema ja tugipunktide üle otsustamisega. Kui need on käepärast, saate oma kirja hõlpsalt visandada ja seejärel koostada. Selle lõpetamiseks peate kirjavigade saamiseks uuesti läbi lugema ja veenduma, et kiri sisaldab kogu soovitud teavet.
Sammud
Osa 1 /3: Sissejuhatuse kirjutamine
Samm 1. Otsustage, kellele teie kiri kirjutatakse
Ringkirja kirjutamisel on oluline silmas pidada konkreetset publikut. Teades, kes teie vaatajaskond on, saate koostada selge ja tõhusa kirja, mis on spetsiaalselt neile kohandatud.
Samm 2. Kirjutage sissejuhatav tervitus
Alustage üldise tervitusega, näiteks "Lugupeetud investor" või "Tere kallis klient". See lihtne tervitus annab kirjale tooni ja näitab, et olete professionaal.
- Ringkirja jaoks, mis läheb paljudele inimestele, ei saa te kasutada tavalist isiklikku tervitust, näiteks „Kallis Jane Smith”. Selle asemel peate kasutama väga üldist keelt, olles samal ajal südamlik ja kaasahaarav.
- Võite proovida sooja tervitust, näiteks „Kallid hinnatud kliendid” või „Kallid lugupeetud kolleegid”, või lihtsalt lihtsat tervitust, näiteks „Kallid kogukonnaliikmed”.
Samm 3. Selgitage lühidalt, kes te olete
See teave peaks sisaldama teie ametialast positsiooni, kui see on kirjaga seotud, ja seda, kuidas olete lugejatega seotud. See annab lugejale konteksti selle kohta, miks te neile kirjutate, ja selgitab seega, miks nad peaksid lugemist jätkama.
Näiteks kui teil on toitlustusettevõte ja kirjutate eelmistele klientidele, kirjutage: "Minu nimi on Erin Smith ja mul on Catering Plus. Kirjutan teile täna, sest olen tänulik, et võtsin teid kliendiks minevik."
Näpunäide:
Isegi kui arvate, et kõik kirja lugejad juba teavad, kes te olete, annab neile oma positsiooni lühikese selgituse andmine konteksti, miks te neile kirjutate.
Osa 2: 3: oma kirja sisu koostamine
Samm 1. Rääkige oma lugejatele oma esimeses lõigus kirjeldatud põhiteemast
Ringkirja kirjutamisel on oluline teavitada lugejat oma mõttest üsna kiiresti. Selle asemel, et põõsa ümber peksta, rääkige lugejale, mida soovite, et ta kohe teaks. See tagab, et isegi kui nad ei jätka lugemist, saavad nad üldise idee.
- Kas kirjutate müügi edendamiseks? Kas kirjutate, et teavitada inimesi investeerimisvõimalusest? Olgu põhisõnum milline tahes, selgitage seda alguses.
- Näiteks kui soovite, et lugeja teie toote ostaks, öelge midagi sellist: "Ma kirjutan täna, sest mul on suurepärane uus toode, mis võib minu arvates teile kasulik olla."
Näpunäide:
Ringkirja põhipunkt ei tohiks olla keeruline. Mida selgem ja lihtsam on teie mõte, seda rohkem inimesi mõistab tõenäoliselt isegi teie kirja kiire skaneerimisega.
Samm 2. Koostage oma tugipunktide loend, et saaksite sellele kirjutamise ajal viidata
Kui lisapunktid või ideed, mida soovite loendis kirjutatud kirjas väljendada, aitavad teil kirja sisu kirjutamisel sõnumil püsida. Tehke täppmärgid kõigest, mida soovite kirja lisada, et saaksite neid kõiki lisada ja pärast nende lisamist maha tõmmata.
Näiteks kui kirjutate müüdava toote müügist, võiksite loetellu lisada müügihinna või allahindlusprotsendi, müügi kestuse ja toote ostmiseks teiega ühenduse võtmise
Samm 3. Esitage lisateavet 1 või 2 põhilõigus
Iga teie lõik peaks keskenduma teie üldise mõtte toetamisele. Rääkige lugejale üksikasjalikult, miks nad teie toodet vajavad, miks nad peaksid tegema seda, mida teilt palute, või miks teie ettevõttes toimuvad muutused. Need peavad olema lühikesed ja selged lõigud, mis toetavad teie kirja keskpunkti.
- Näiteks kui teie kiri räägib teie ettevõtte müügist, tehke üks lõik selle kohta, mis täpselt müügil on. Alustage lõiku, kirjutades: "Las ma räägin teile natuke sellest tootest, et saaksite aru, kui palju me pakume."
- Teine lõik võib olla selle kohta, miks teie pakkumine nii hea pakkumine on. Selle lõigu alustamiseks võiksite oma potentsiaalsetele klientidele öelda: "Pakume teile selle toote kohta nii head pakkumist, sest hindame teid kui klienti ja soovime oma säästud teile edasi anda."
- Kui kirjutate oma ettevõtte töötajatele kontori kolimisest uude hoonesse, peaks üks või kaks lõiku sisaldama kolimise üldist ajakava ja seda, kuidas nad peaksid eeldama, et kolimine mõjutab nende töövoogu. Alustuseks võiksite öelda: "Kogu samm peaks kestma 2 nädalat" ja seejärel üksikasjalikult kirjeldama, kuidas see aeg jaotatakse.
Samm 4. Kirjutage välja lõpplõige või avaldus
Oma kokkuvõtteks peaksite oma põhipunkti uuesti sõnastama ja lugejat tänama, et võttis aega teie kirja lugemiseks. See viib teie punkti koju ja tekitab hea tunde, kui lugeja lõpetab teie kirja lugemise.
Näiteks kui teie ringkiri räägib lugejatele teie uuest ametialasest positsioonist, korrake oma pealkirja ja miks see teave võib lugeja jaoks oluline olla. Võiksite öelda: "Olen taaskord väga tänulik, et olen nüüd Omniglobali turundusdivisjoni juht ja loodan, et saan selle uue ametikohaga luua teie ettevõttega uue ja produktiivse suhte."
Osa 3 /3: Kirja korrektuur ja toimetamine
Samm 1. Muutke oma kirja pikkust
Ringkiri peaks olema piisavalt pikk, et anda lugejale kogu asjakohane teave, mida soovite, et ta teaks. Siiski peab see olema ka piisavalt lühike, et lugejal ei hakkaks seda lugedes igav. Kui kiri on pikem kui leht, tuleb seda lühendada. Otsige oma kirjutises kordust ja muutke seda. Samuti hinnake, kas teie lugeja peab teadma kõiki teie esitatud üksikasju, ja võtke osa välja, kui nad seda ei tee.
Enda kirjutiste muutmine võib olla keeruline, kuna arvasite, et kõik, mida lisate, on kaasamiseks piisavalt oluline. Seetõttu kaaluge võimalust paluda kellelgi värskete silmadega teie töö üle vaadata
Samm 2. Lugege oma kiri üle ja parandage kirjavead
Kui olete kirjutamise lõpetanud, on oluline oma tööd üle vaadata ja vigu otsida. Selle aja leidmine aitab tagada, et teie kiri tuleb professionaalselt kätte ja lugeja saab teie vigade asemel keskenduda teie sõnumile.
Näpunäide:
Kui olete kirjavigade pärast mures isegi pärast seda, kui olete kirja ise üle vaadanud, paluge sõbral või töökaaslasel seda ka vaadata.
Samm 3. Veenduge, et avaldate volitatud teavet
Ärikirja saatmisel on oluline anda välja väga piiratud teave. Ärge saatke ringkirjaga välja konfidentsiaalset teavet või teavet, mida te ei soovi, et üldsus teaks.
Näiteks kui kirjutate ringkirja, mis läheb töötajatele välja ettevõtte juhtimise muutmise kohta, ei soovi te paljudel juhtudel lisada muudatuse põhjuseid, kuna need võivad ettevõtte kohta halvasti kajastada või nad võivad ettevõtte avada kohtusse
Samm 4. Vormindage oma kiri
Teie kirjas peaks olema ärivorming, mis sisaldab teie ettevõtte nime ja aadressi ülaosas, tavaliselt keskel. Kui teil on ettevõtte päis, võib see seda eesmärki täita. Samuti peaksite tervituse kohale vasakus ülanurgas sisaldama kuupäeva, et lugejad teaksid, kas kiri on seda lugedes õige.
Kirja lõppu peaksite lisama oma nime ja kontaktandmed, mis tavaliselt sisaldavad teie e -posti aadressi ja telefoninumbrit
Samm 5. Veenduge, et saadate oma kirja õigetele inimestele
Kui olete oma kirja lõpetanud, peate vaid selle välja saatma. Kuid vaadake oma meililist veel üks kord enne saatmist, et veenduda, kas see läheb kõigile soovijatele ja teie kasutatavad aadressid on õiged.