Kuidas kirjutada selgeid juhiseid (koos piltidega)

Sisukord:

Kuidas kirjutada selgeid juhiseid (koos piltidega)
Kuidas kirjutada selgeid juhiseid (koos piltidega)

Video: Kuidas kirjutada selgeid juhiseid (koos piltidega)

Video: Kuidas kirjutada selgeid juhiseid (koos piltidega)
Video: Kuidas kirjutada uurivaid artikleid? 2024, Märts
Anonim

Kui olete õpetaja või tehniline kirjanik, peate tõenäoliselt iga päev juhiseid kirjutama. Kuid paljude teiste inimeste jaoks võib selgete juhiste kirjutamine olla keeruline. Võite mõne olulise sammu vahele jätta, kuna eeldate, et teie lugejad teevad seda automaatselt, või võite oma lugejaid segadusse ajada, lisades ühe sammu liiga palju toiminguid. Selgete juhiste kirjutamiseks veenduge kõigepealt, et saate täpselt aru, kuidas ülesannet täita. Järgige oma juhiseid sõna otseses mõttes, veendumaks, et nad saavad ülesandega hakkama.

Sammud

Osa 1 /3: Ülesande mõistmine

Kirjutage selged juhised 1. samm
Kirjutage selged juhised 1. samm

Samm 1. Koguge vajalikud materjalid

Juhendeid kirjutades peate esmalt olema ülesandega isiklikult kursis. Hankige kõik vajalikud tööriistad ja tarvikud ning paigutage need umbes samas järjekorras.

Kirjutage üles kõik vajalik. Juhiste kirjutamisel võiksite lisada ülesande täitmiseks vajalike tööriistade või materjalide loendi

Kirjutage selged juhised 2. samm
Kirjutage selged juhised 2. samm

Samm 2. Tehke ülesanne ise

Isegi kui olete ülesande mitu korda edukalt täitnud, on siiski hea mõte enne juhiste kirjutamist sellest läbi käia, et mitte midagi unustada.

Kui olete ülesandega tuttav, võite olla altid otseteed tegema, nii et ärge jätke ühtegi toimingut vahele ega jäta vahele teavet, mida teie lugejal ei pruugi olla

Kirjutage selged juhised 3. samm
Kirjutage selged juhised 3. samm

Samm 3. Tehke üksikasjalik ülevaade

Ülesande täitmisel leidke hetk, et tehtu kirja panna. See aitab hoida juhiseid loogilises järjekorras. Kui täidate ülesannet sammude kirjutamisel, teate täpselt, mida ja millal teha tuleb.

Kirjutage selged juhised 4. samm
Kirjutage selged juhised 4. samm

Samm 4. Määratlege oma vaatajaskond

Sama ülesande juhised võidakse kirjutada erineval viisil, sõltuvalt sellest, kes teie juhiseid loeb ja püüab neid järgida. Te kirjutate teismelistele teisiti kui täiskasvanutele.

Mõelge ka põhjusele. Projektiga tegelevatele lastele mõeldud juhised erinevad juhistest, mis on mõeldud vanematele, kes aitavad oma lapsi projektiga

Kirjutage selged juhised 5. samm
Kirjutage selged juhised 5. samm

Samm 5. Koostage lühitutvustus

Sissejuhatus ütleb lugejatele, mida teie juhised võimaldavad neil teha ja milline on lõpptulemus, kui nad kõik juhised täidavad. Pidage meeles, et enamik inimesi jätab sissejuhatuse vahele või kõige rohkem seda, nii et ärge lisage sissejuhatusse olulist teavet ega peamisi hoiatusi.

  • Kui lisasite sissejuhatusse olulise hoiatuse, lisage see kindlasti ka oma sammudesse, juhuks kui keegi tutvustuse vahele jätab.
  • Näiteks kui selgitate, kuidas teha maapähklivõi ja tarretise võileiba, võiksite mainida, et maapähklivõi ja tarretis on tervislik ja lihtne valik, mida lapsed armastavad lõuna- või pärastlõunaseks vahepalaks.

Osa 2/3: Juhiste kirjutamine

Kirjutage selged juhised 6. samm
Kirjutage selged juhised 6. samm

Samm 1. Jagage ülesanne beebi sammudeks

Igal sammul peaks olema üks toiming, mitte mitu. Kui teil on sammu kohta rohkem kui üks või kaks lauset, võib selle tõenäoliselt jagada väiksemateks, vähem keerulisteks sammudeks.

  • Näiteks selle asemel, et kirjutada "Pane koera kaelarihm kaela ja kinnita jalutusrihm", lõika see osadeks: "Kinnita koera kaelarihm kaela ümber" ja "Kinnita jalutusrihm kaelarihma külge".
  • Esimeseks sammuks saab "Koera kaelarihm kaela ümber" ja teiseks "Kinnita rihm kaelarihma külge".
Kirjutage selged juhised Samm 7
Kirjutage selged juhised Samm 7

Samm 2. Alustage iga sammu tegevussõnaga

Iga teie kirjutatud samm peaks olema teostatav. Kasutage tegusõnu, mis näitavad teie lugejatele täpselt toimingut, mida nad peavad selle ülesande täitmiseks tegema.

  • Sõnastage oma juhised selle järgi, mida keegi peab tegema, mitte seda, mida keegi peab mõtlema või teadma.
  • Näiteks kui kirjutate juhiseid koerte jalutamiseks, on "Kontrolli kaelarihma sobivust" paremini kui "Teadke koera kaelarihma suurust".
Kirjutage selged juhised 8. samm
Kirjutage selged juhised 8. samm

Samm 3. Järgige loogilist arengut

Oletame, et teie lugeja kavatseb kohe sisse astuda ja alustada ülesande kallal kohe pärast esimese sammu lugemist. Tavaliselt ei kavatse nad teie juhiseid lõpuni lugeda. Kui teie lugejad peavad sammu lõpetamiseks midagi teadma, lisage see teave sammu enda juurde.

  • Kui konkreetse sammuga kaasneb mingi oht, lisage see hoiatus sammu enda juurde, mitte sissejuhatusse või juhiste lõppu, kui on juba hilja.
  • Lisage juhendid, et anda lugejale teada, kui ta on toimingu õigesti teinud. Näiteks ütlete: "Teie koera kaelarihm sobib korralikult, kui saate panna kaks sõrme kaelarihma tagakülje ja koera kaela vahele."
Kirjutage selged juhised 9. samm
Kirjutage selged juhised 9. samm

Samm 4. Valige oma sõnad hoolikalt

Kasutage lihtsat keelt, millest igaüks aru saab. Enamikul juhtudel soovite vältida žargooni või tehnilisi termineid. Kui peate kasutama tehnilist sõna, esitage lühike ja lihtne määratlus.

Näiteks kui selgitate juriidilise dokumendi esitamist, peate võib -olla kasutama tehnilisi juriidilisi termineid. Esmalt asetage lihtkeelne määratlus ja seejärel kohtutes kasutatav mõiste

Kirjutage selged juhised 10. samm
Kirjutage selged juhised 10. samm

Samm 5. Kasutage positiivseid tegevusi

Üldiselt on parem oma lugejatele öelda, mida nad peaksid ülesande täitmiseks tegema, mitte seda, mida nad ei peaks tegema. Kui keegi loeb juhiseid, on nad valmis seda ülesannet täitma. Kui hakkate neile ütlema, mida mitte teha, võivad nad segadusse sattuda ja seda asja ikkagi teha.

Näiteks koerte jalutamise juhiste jaoks on parem öelda "kontrollige kaelarihma sobivust" kui "vältige liiga väikese kaelarihma kasutamist"

Kirjutage selged juhised 11. samm
Kirjutage selged juhised 11. samm

Samm 6. Kirjutage teises isikus

Asesõna "sina" võimaldab teil lugejaga otse pöörduda ja vältida segadust. Kui kasutate asesõna "sina", teab lugeja täpselt, mida ta peab ülesande täitmiseks tegema, ega pea arvama.

Näiteks kui kirjutasite "kangi tuleks lükata", siis jätate lugeja mõtlema, kes peaks kangi lükkama. "Peate hooba vajutama" või isegi "hooba lükkama" ei jäta kahtlust, et lugeja peab seda tegema

Kirjutage selged juhised 12. samm
Kirjutage selged juhised 12. samm

Samm 7. Kaasake alternatiive

Mõne ülesande puhul on sammu või sammude rühma täitmiseks rohkem kui üks viis. Esitage koos sammuga alternatiiv, et lugeja saaks valida, kuidas ta soovib ülesande täita.

Näiteks kui selgitate, kuidas teha maapähklivõi ja tarretisega võileiba, võite lisada: "Maapähkliallergia korral asendage mandlivõi."

Kirjutage selged juhised 13. samm
Kirjutage selged juhised 13. samm

Samm 8. Kasutage graafikat, kui see on kasulik

Võib -olla olete kuulnud fraasi "pilt on väärt tuhat sõna". Kui tegemist on selgete juhiste kirjutamisega, siis mõnikord muudab pilt või diagramm konkreetse toimingu teie lugejale arusaadavamaks.

Tehniliste juhiste saamiseks veenduge, et lugeja näeb pildil toimuvat selgelt ja toimingut ei varja tööriistad ega käed

Osa 3 /3: Juhiste testimine

Kirjutage selged juhised 14. samm
Kirjutage selged juhised 14. samm

Samm 1. Korraldage oma juhised osadeks

Mõnel keerulisel ülesandel on rohkem kui üks osa. Kui kirjutate juhiseid suurema ülesande jaoks, mis sisaldab mitut väiksemat osa, eraldage need eraldi osadeks.

  • Kui nummerdate oma juhiseid, alustage nummerdamist iga jaotisega uuesti. Pärast iga osa lõpetamist tunneb lugeja saavutustunnet.
  • Peaksite oma ülesande ikkagi osadeks jagama, isegi kui sellel pole poolenisti sõltumatuid osi. Liiga palju samme võib lugejaid üle jõu käia.
Kirjutage selged juhised 15. samm
Kirjutage selged juhised 15. samm

Samm 2. Proovige oma juhiseid nii, nagu on kirjutatud

Kui te ei saa oma juhiseid kirjalikult järgida, ei saa ka keegi teine neid järgida. Paluge sõpradel oma juhiseid täita ja andke teada, kui nad leidsid midagi segadust tekitavat.

Võimalik, et peate oma juhiseid mitu korda testima, eriti kui need on pikad või keerulised

Kirjutage selged juhised 16. samm
Kirjutage selged juhised 16. samm

Samm 3. Muutke oma juhiseid hoolikalt

Kirjavead ja grammatilised vead võivad rikkuda muidu selge kirjutamise, muutes teie juhised raskesti järgitavaks. Lugege neid edasi ja tagasi, veendumaks, et need on veadeta.

Kui te pole oma toimetamisoskustes kindel, paluge sõbral teie juhised üle vaadata

Kirjutage selged juhised 17. samm
Kirjutage selged juhised 17. samm

Samm 4. Lisage vajalike tööriistade või tarvikute loend

Eriti kui ülesanne nõuab konkreetseid tööriistu või materjale, võib loend teie lugejatele abiks olla. Asetage loend oma juhiste algusesse, et lugeja saaks enne ülesande alustamist materjale koguda.

Mõelge sellele nagu kokaraamatu retsept. Retseptides on alati alguses loetletud koostisosad ja köögitarbed, nii et saate kõik need asjad enne tassi valmistamist kokku koguda

Kirjutage selged juhised 18. samm
Kirjutage selged juhised 18. samm

Samm 5. Vajadusel esitage hoiatused

Pärast juhiste testimist võite aru saada, et on varjatud ohte, millega te juhiste esmakordsel kirjutamisel ei tegelenud. Hoiatage oma lugejaid nende ohtude eest, et nad saaksid ettevaatusabinõusid rakendada.

Soovitan: