Parim viis varuplaani koostamiseks

Sisukord:

Parim viis varuplaani koostamiseks
Parim viis varuplaani koostamiseks

Video: Parim viis varuplaani koostamiseks

Video: Parim viis varuplaani koostamiseks
Video: Kuu-eelarve koostamine koos ilusa Exceli templatega! Hoia oma raha-asjad korras! 2024, Märts
Anonim

Organisatsioonid loovad situatsiooniplaane, mida mõnikord nimetatakse ka plaaniks B, et valmistuda millekski halvaks, mis võib mõjutada organisatsiooni toimimisvõimet. Tõhusa situatsiooniplaani koostamine on iga organisatsiooni jaoks hädavajalik. Organisatsiooni võivad ohtu seada paljud asjad, alates tehnilisest katastroofist (näiteks andmete rikkumine) kuni loodusõnnetuseni (nagu üleujutus). Varuplaanide kirjutamine valmistab organisatsiooni sellisteks võimalusteks ette.

Sammud

Varuplaanide näidis

Image
Image

Tulekahju hädaolukorra lahendamise plaani näidis

Image
Image

Ohuga seotud situatsiooniplaani näidis

Image
Image

Andmete taastamise situatsiooniplaani näidis

Osa 1 /3: Riskide hindamine

Kirjutage varuplaan 1. samm
Kirjutage varuplaan 1. samm

Samm 1. Valmistuge oma varuplaani kirjutamiseks

Peamine eesmärk peaks olema veenduda, et suudate katastroofi korral oma organisatsiooni tööd säilitada.

  • Hea mõte on vormistada ametlik poliitika, milles on kirjas vajadus varuplaani järele.
  • Plaan peaks olema üldiselt lihtne. Keel ja juhised selles peaksid olema tulevastele publikutele arusaadavad. Kunagi ei tea, kes seda rakendama peab.
  • Mõelge välja konkreetne päästik, mis nõuab teie varuplaani kasutamist. Tehke kindlaks, kuidas edukust mõõta, et saaksite normaalse töö juurde naasta. Tuvastage kõik toimingud, mis on teie ettevõtte jätkamiseks kriitilised.
Kirjutage varuplaan 2. samm
Kirjutage varuplaan 2. samm

Samm 2. Veenduge, et plaan vastaks situatsiooniplaanide kolmele põhiküsimusele

Veendudes, et teie plaan vastab kõigile neile kolmele küsimusele, saate tagada, et te ei jäta millestki ilma.

  • Mis võiks juhtuda?
  • Mida me vastuseks teeme?
  • Mida saame ette valmistada ette valmistamiseks?
Kirjutage varuplaan 3. samm
Kirjutage varuplaan 3. samm

Samm 3. Mõelge välja riskid, mis teie organisatsiooni puhul kõige tõenäolisemalt esinevad

Võimalike riskide kindlaksmääramine on üks situatsiooniplaani olulisemaid aspekte. See ei ole kõigile sobiv protsess. Peate määrama organisatsioonile ainuomased riskid. Ettevõtetel on palju võimalikke riske.

  • Loodusõnnetused, nagu üleujutused, orkaanid ja põud, võivad vajada varuplaani. Muud võimalikud riskid hõlmavad kriisi, tööõnnetust, personaliprobleeme (nt juhi surm või streik), andmete kadumist, halba juhtimist ja tooteprobleeme (nagu tagasikutsumine).
  • Peaksite keskenduma valdkondadele, sealhulgas juhtimine, side, rahalised vahendid, koordineerimine, logistilised ja tehnilised lahendused.
  • Tehnilised katastroofid võivad hõlmata teie organisatsiooni sideinfrastruktuuriga tegelevaid komponente. Peate arvestama võimaliku andmete või klientide kadumisega.
Kirjutage varuplaan 4. samm
Kirjutage varuplaan 4. samm

Samm 4. Seadke riskid tähtsuse järjekorda

Järjestage riskid nende tekkimise tõenäosuse alusel. Kõik riskid ei ole võrdsed ja enamik situatsiooniplaane ei suuda kõiki võimalikke riske põhjalikult käsitleda. Peate välja selgitama, millised on kõige tõenäolisemad ja mõjutavad ettevõtet kõige rohkem.

  • Keskenduge kõige kriitilisematele sündmustele. Peaksite loetlema kõik sündmused, mis võivad toiminguid mõjutada, kuid seejärel asetage need 1 kuni 10. Milline oleks iga sündmuse mõju? Väike tulekahju, mis on eraldatud ühele masinale, on tõenäoliselt madalam kui näiteks kogu taim.
  • Seejärel koostage edetabel selle kohta, kui sageli risk võib esineda. Näiteks võite anda sellele 10 punkti, kui see võib juhtuda kord kuus, ja 1, kui see võib juhtuda üks kord 100 aasta jooksul. Seejärel korrutage tõenäosuse ja mõju saamiseks kaks tulemust, et saada üldskoor.
  • Töötage kõigepealt kõrgeimate tulemustega. Tule välja katkestusega. Siiski võite vaadata madala punktisummaga objekte ja arendada üldist protsessi. Organisatsiooni ellujäämiseks olulised valdkonnad on tavaliselt esikohal, näiteks rahavoo säilitamine, turuosa ja töötajate tugi.

Skoor

0 / 0

2. osa viktoriin

Milliste ohtudega võivad ettevõtted silmitsi seista?

Streigid

Sulge! On tõsi, et ettevõtted peavad arvestama personaliriskidega, näiteks streikidega. Määrake oma organisatsiooni ainulaadsed riskid, uurides selliseid valdkondi nagu juhtimine, kommunikatsioon ja rahandus. Lisaks streikidele tuleb aga arvestada ka muude riskidega. Õige leidmiseks klõpsake mõnel teisel vastusel …

Andmete kadumine

Proovi uuesti! Andmete kadumine on paljude arvutist sõltuvate ettevõtete jaoks suur oht. See mõjutab potentsiaalselt mitte ainult teie organisatsiooni, vaid ka kliente. Siiski on ettevõtetel palju muid riske, mis saavad hädaolukorra lahendamise plaanist kasu. Valige teine vastus!

Orkaanid

Peaaegu! Laiaulatuslikud orkaanid nagu Katrina on õpetanud meile nende mõju piirkonnale. Muude loodusõnnetuste riskide hulka kuuluvad üleujutused ja põud. Kuid pidage meeles, et teie varuplaan peaks sisaldama ka muid riske. Proovi uuesti…

Toote meenutamine

Mitte päris. Toote tagasikutsumine toimub sagedamini, kui arvate. Muud riskinäited hõlmavad tööõnnetusi, ootamatuid surmajuhtumeid ja halba juhtimist. Teie varuplaan peaks käsitlema seda, mis peaks juhtuma nende riskide korral. Õige leidmiseks klõpsake mõnel teisel vastusel …

Kõik ülaltoodud

Õige! Streigid, andmete kadumine, loodusõnnetused ja toodete tagasikutsumine on kõik näited ohtudest, millega organisatsioon silmitsi seisab. Teised näited hõlmavad tööõnnetusi, ootamatuid surmajuhtumeid ja halba juhtimist. Hinnake oma ettevõtte iga valdkonda, et teha kindlaks selle ainulaadsed riskid. Lugege veel ühe viktoriiniküsimuse jaoks.

Kas soovite rohkem viktoriine?

Jätkake enda testimist!

Osa 2/3: Määrake stsenaariumid

Kirjutage varuplaan 5. samm
Kirjutage varuplaan 5. samm

Samm 1. Töötage välja kõrgeima asetusega riskide stsenaariumid

Tõhusa situatsiooniplaani koostamiseks peate iga riski jaoks koostama realistlikud stsenaariumid. Kirjeldage konkreetselt, mis võib juhtuda, kui peaks juhtuma iga esmatähtis risk.

  • Mõjude määramist saate alustada pärast stsenaariumide põhjalikku väljatöötamist. Milline võiks olla iga stsenaariumi lõplik mõju üksikasjalikult?
  • Saate välja töötada sama stsenaariumi erinevad gradatsioonid, näiteks parima, kõige tõenäolisema ja halvima stsenaariumi.
Kirjutage varuplaan 6. samm
Kirjutage varuplaan 6. samm

Samm 2. Looge ajaskaala stsenaariumide kujunemiseks

Tehke kindlaks, kes mida ja millal vastutab. Ärge unustage kontaktiloendeid värskendada ja määrata, kes vastutab teatiste eest.

  • Visandage ajaraamid. Mis juhtub esimesel päeval või esimesel nädalal? Ole väga konkreetne.
  • Teil võib olla ajakava stsenaariumide jaoks, mis käsitlevad füüsilisi, organisatsioonilisi ja institutsionaalseid haavatavusi. Näiteks võib füüsiline haavatavus tegeleda infrastruktuuriga. Organisatsioon võib tegeleda sellega, kas on olemas varajase hoiatamise süsteemid või kvalifitseeritud reageerimismeeskonnad. Institutsionaalsed haavatavused võivad olla seotud sellega, kas on olemas rahalisi vahendeid või välispartnereid. Erinevad inimesed võivad juhtida erinevaid aspekte.
Kirjutage varuplaan 7. samm
Kirjutage varuplaan 7. samm

Samm 3. Otsustage, mis on teie ettevõtte taaskasutamiseks kõige olulisem

Uurige neid nurki üksikasjalikult. Kaardistage nii suutlikkus kui ka haavatavused. Milline suutlikkus on organisatsioonil riskidele vastu tulla või neid maandada?

  • Oletame näiteks, et potentsiaalne oht on üleujutus. Võimalik oht võib olla jõgede üleujutus, mis ületab kaldaid ja mõjutab piirkonna kodusid. Haavatavus võib olla halb infrastruktuur. Võimsus võib olla kvalifitseeritud personali käsil.
  • Hinnake ressursse ausalt. Milliseid funktsioone peate piiratud ressursside tõttu muutma või vähendama? Tehke ärimõjude analüüs. Soovite välja selgitada, millised valdkonnad on vajalikud ettevõtte ülesannete täitmiseks ja tegevuse jätkamiseks.
Kirjutage varuplaan 8. samm
Kirjutage varuplaan 8. samm

Samm 4. Leidke võimalusi riski vähendamiseks

Tavaliselt ei piisa „plaani B” väljatöötamisest ja seejärel istumisest ning loodan, et see kunagi ei teostu. Hinnake, kuidas saate riskide vähendamiseks kohe meetmeid võtta. Töötage välja ennetavad strateegiad.

  • Mõelge partnerite kättesaadavusele. Millised kohalikud ressursid oleksid katastroofi korral saadaval? Kas naabrid oleksid valmis aitama?
  • Parimad situatsiooniplaanid aitavad ettevõtetel välja selgitada valdkonnad, mida nad saaksid parandada, nii et nad vähendaksid plaani vajalikkuse tõenäosust.
  • Võite aru saada, et vajate näiteks kindlustust või katastroofiõppusi. Võib -olla mõistate, et võtmetöötajad vajavad täiendavat koolitust. Andmeohtude osas võib teil olla installitud varusüsteem. Koostage iga stsenaariumi jaoks plaan

Skoor

0 / 0

3. osa viktoriin

Õige või vale: peaksite kirjeldama võimalikke stsenaariume iga oma esmatähtsa riski jaoks.

Tõsi

Absoluutselt! Kujutage ette, mis juhtuks parima ja halvima stsenaariumi korral. Seejärel viige läbi ärimõjude analüüs, et teha kindlaks, millised valdkonnad on ettevõtte jaoks missiooni täitmiseks ja tegevuse jätkamiseks hädavajalikud. Lugege veel ühe viktoriiniküsimuse jaoks.

Vale

Kindlasti mitte! Erinevate stsenaariumide rollimäng aitab kindlaks teha teie ettevõtte valdkonnad, mis on katastroofi ajal kõige rohkem ohus. Jätkake iga stsenaariumi arendamist, ajendades ennetavaid strateegiaid, nagu varusüsteemide paigaldamine või täiendkoolituste läbiviimine. Vali teine vastus!

Kas soovite rohkem viktoriine?

Jätkake enda testimist!

Osa 3/3: Säilitage oma varuplaan

Kirjutage varuplaan 9. samm
Kirjutage varuplaan 9. samm

Samm 1. Teavitage plaanist kõiki töötajaid

Peate oma organisatsiooni võtmeisikuid selle koha kohta harima, enne kui seda kunagi vaja läheb.

  • Öelge inimestele, milline roll ja vastutus neil on, nii et ei tekiks segadust, kui plaan tuleb hädaolukorras ellu viia. See vähendab paanika tõenäosust.
  • Andke inimestele nõuetekohane väljaõpe, mida nad vajavad kavas sätestatud kohustuste täitmiseks. Vajadusel korraldage harjutusi. Pärast treeningu jälgimist tehke kohandusi.
Kirjutage varuplaan 10. samm
Kirjutage varuplaan 10. samm

Samm 2. Kontrollige oma varuplaani

Saate muuta testimise hallatavaks ja kulutõhusaks, katsetades nelja etappi. Kui mõni piirkond osutub vigaseks või on vastuolus teiste osakondade situatsiooniplaanidega, saate plaani muuta ja uuesti testida.

  • Korraldage kõrgemate töötajate ülevaatus. Kõrgem personal valib kuupäeva ja kellaaja, et vaadata läbi kõik varuplaanid ja tunnustada ülesande põhjalikult lõpetanud inimesi.
  • Tehke osakondadevaheline ülevaatus. Siin vaatab iga osakond läbi teise osakonna plaanid. See on etapp, mis eraldab ressursse ja tuvastab konfliktid.
  • Uurige kriitiliste süsteemide rikkeid. Seda katsetamisetappi saab lokaliseerida osakondades. Testimine hõlmab süsteemi ja/või müüja rikete simuleerimist. Saate rollimängude stsenaariume mängida, ilma et peaksite tegelikult olulisi seadmeid või protsesse välja lülitama.
  • Tegelik tehing. Lõpuks peaksite varuplaani täielikult katsetama. See võib hõlmata lühiajalist seiskamist võtmevaldkondades reaalajas.
Kirjutage varuplaan 11. samm
Kirjutage varuplaan 11. samm

Samm 3. Hoidke kava kohas, kus sellele on lihtne juurde pääseda

Katastroofi korral ei taha te plaani tulega maha põleda või üleujutusega minema pühkida. Te ei soovi, et andmete rikkumine raskendaks plaani hankimist, kui seda kõige rohkem vajate.

  • Leidke plaani (või selle koopia) asukoht teises kohas. Kuid soovite seda kuskil hoida, kus saate selle juurde kiiresti jõuda, kui vajate.
  • Hoidke plaani koopiat alati originaalist erinevas kohas. Ja veenduge, et rohkem kui üks inimene teab, kuidas sellele juurde pääseda, ja tal on selleks volitused.
Kirjutage varuplaan 12. samm
Kirjutage varuplaan 12. samm

Samm 4. Vaadake plaan regulaarselt uuesti läbi

Mõnikord asjad muutuvad. Teie eeldused võivad olla aegunud. Riskid võivad olla suuremad kui varem.

  • Kaasake plaani ja selle värskendustesse rohkem kui üks inimene. Näiteks võite soovida, et uus töötaja vaataks seda värske pilguga või laseks seda auditeerida.
  • Kinnitage kõik eeldused, sobitades need hiljutiste andmetega või kontrollides neid kolmanda osapoole juures. Võimalik, et varusüsteem sisaldab vähem andmeid, kui arvasite.

Skoor

0 / 0

4. osa viktoriin

Kuidas peaksite oma varuplaani säilitama?

Hoidke seda turvaliselt seifis.

Ei! Plaan tuleks salvestada kohta, kuhu on lihtne juurde pääseda. Kui teie ettevõttel on mitu asukohta, veenduge, et igal saidil oleks koopia koos kellegagi, kes teab selle asukohta. Seal on parem variant!

Testige plaani, sulgedes oma ettevõtte üheks päevaks.

Pole võimalik! Plaani reaalajas testimiseks kaaluge võtmevaldkondade lühiajalist sulgemist. Järgige plaani ja märkige kõik probleemid. Külastage neid hiljem koos oma töötajatega, et protsessi sujuvamaks muuta. Seal on parem variant!

Edastage plaan oma kõrgematele töötajatele.

Mitte just! Te peaksite plaanist kõiki töötajaid teavitama, et kõik teaksid, mida hädaolukorras teha. Vaadake üle individuaalsed rollid ja kohustused ning korraldage regulaarseid koolitusi ja õppusi. Töötajate koolitamine vähendab nüüd hilisema paanika võimalust. Õige leidmiseks klõpsake mõnel teisel vastusel …

Vaadake plaan regulaarselt üle ja ajakohastage.

Õige! Teie esmatähtsad riskid ja parimad viisid nende maandamiseks võivad muutuda. Proovige, et uus töötaja annaks plaanile värske silmapaari. Lisaks vaadake üle olemasolevad süsteemid ja lepingud, et tagada nende ajakohasus. Lugege veel ühe viktoriiniküsimuse jaoks.

Kas soovite rohkem viktoriine?

Jätkake enda testimist!

Näpunäiteid

  • Ärge muutke oma varuplaani nii madala prioriteediga, et te seda kunagi ei saavuta!
  • Võib -olla soovite rohkem kui ühte varuplaani.
  • Alustage situatsiooniplaneerimiskomitee loomisega ja valige üksikisik, kes seda komiteed juhib. Varuplaani juht pakub oskusi, tööriistu ja teadmistebaasi, et iga osakond saaks oma plaani kirjutada.
  • Minge plaanist uuesti üle. Teine ülevaade aitab leida asju, mis esimest korda vahele jäid.

Soovitan: