Aja ja liikumise uuringut kasutatakse töö tõhususe analüüsimiseks ülesannete vaatlemise ja ajastamise kaudu. See aitab teil näha, kus teie päev võiks olla tõhusam, säästes teie aega ja energiat, mida kõik saaksid kasutada! Saate seda ise teha või mõnda teist inimest jälgida. Esiteks peate otsustama, millist meetodit kasutate reaalajas vaatlemisest proovivõtmise meetodini ning seejärel jälgite ja ajastate ülesande. Kui olete uuringu lõpetanud, saate andmeid kasutada tõhusama tööprotsessi loomiseks.
Sammud
Osa 1 /3: Andmesalvestusmeetodi valimine
Samm 1. Kui teil on salvestamiseks piiratud aeg, kasutage tööproovide võtmist
Selle lähenemisviisi puhul jälgite inimest teatud aegadel, mitte pidevalt. Intervallid võivad olla korrapärased või juhuslikud. Te jälgite inimest teatud aja jooksul ja seejärel ekstrapoleerite proovide põhjal, kui palju aega kulub igale ülesandele. See tüüp sobib paremini ülesannetele, millel on vähem komponente, või töötajatele, kes teevad üldiselt vähem ülesandeid.
- Näiteks kui inimese põhitööks on arvete esitamine, võib juhuslik valim toimida, sest iga kord, kui registreerute, saate ülevaate sellest, mida inimene teeb. Kui teil on kõik andmed, saate aru saada, millisele ülesandele või komponendile inimene kõige rohkem aega kulutab, vaadates, kui sageli ja kui kaua see igas juhuslikus valimis ilmnes.
- Selle meetodi eeliseks on see, et saate teatud aja jooksul jälgida rohkem kui ühte inimest, pöörates iga inimest läbi.
- Kui kasutate seda meetodit enda peal, seadistage äratus teatud ajavahemike järel, et saaksite oma tegemiste teatud aja jooksul salvestada.
Samm 2. Jälgige ülesannet reaalajas, et saaksite küsimusi esitada
Selle lähenemisviisi korral olete ruumis koos inimesega, kui ta ülesannet täidab. Jälgige, mida nad teevad, jagades ülesande väiksemateks osadeks, kui salvestate aegu. Iga komponent peaks olema tervikuna mõttekas, ilma et see oleks nii üksikasjalik, et te ei saaks sammu pidada.
- Suure ülesande ajastamisest pole abi, kui ei vaadata iga ülesande komponente. Kui analüüsite komponente, võite otsida ebatõhusust. Sa ei peata inimest; purustate ülesande lihtsalt salvestamise eesmärgil. Näiteks kui ülesanne on posti kontrollimine, hõlmavad komponendid kõndimist postialasse, posti leidmist, selle tagasi toimetamist lauale, ümbrike avamist, kirja lugemist ning iga kirja ära viskamist või sellega tegelemist.
- See võib aidata grupi vaatlemisel. Nii saate stopperiga töötada üks inimene, 1 kord salvestada ja 1 inimene märkmeid tegema.
- Seda meetodit saate kasutada ka enda jaoks. Sel juhul kirjutate iga komponendi üles seda tehes.
Samm 3. Salvestage video, et osaleja toimiks loomulikumalt
Selle asemel, et ülesandeid reaalajas jälgida, tehke video. Nii saate hiljem tagasi minna ja analüüsida, kui kaua iga ülesanne võtab. Te ei jäta nii palju ilma, sest saate alati videot tagasi kerida, et midagi uuesti näha.
Samm 4. Täpsema uuringu tegemiseks salvestage endast video
Kui teete uuringut iseendaga, on see lähenemine palju lihtsam kui teine. 2. Seadistage kaamera statiivile kohas, mis suudab teie tegemisi jäädvustada. Laske sellel salvestada, kui läbite määratud ülesande, näiteks aruande kirjutamise.
Testige ülesannet teatud aja jooksul. Näiteks võite testida nädala või isegi kuu jooksul
Osa 2/3: Uuringu läbiviimine
Samm 1. Seadistage arvutustabel andmete salvestamiseks
Teil on vaja ülesande kirjutamiseks koht ja arvutustabel on ideaalne. Selle kõrval vajate selleks ajaks kohta. Sageli tehakse ülesandeid partiidena. Kui see nii on, leidke koht iga ülesande iga komponendi jaoks aja salvestamiseks. Selle osa jaoks vajate lihtsalt nummerdatud kastide komplekti. Lisage ka märkmete veerg.
Näiteks kui ülesandeks on e -posti kontrollimine ja üks komponentidest loeb e -kirju, registreerige iga e -kirja lugemiseks kuluv aeg komponentide kõrval asuvates nummerdatud kastides
Samm 2. Jagage töö väikesteks kategooriateks
Osa aja- ja liikumisuuringu läbiviimisest on täpselt välja selgitada, kui palju aega kulub igale ülesandele. Üldiselt on ainus viis tõhususe parandamiseks vaadata iga ülesande väikseid toiminguid. Töö tegemisel määrake ülesande iga komponent ja kirjutage üles lühikirjeldus.
- Peamine on leida õige detailsusaste. Te ei taha olla liiga üksikasjalik, kuna ühe nupuvajutuse võtmise aja määramine pole kasulik. Siiski ei taha te olla ka liiga lai, kuna see ei anna teile piisavalt andmeid tõhususe parandamiseks.
- Oletame, et kontrollite e -posti. Võite selle jaotada arvutisse ja oma e -kirjade sisselogimiseks, rämpsposti kustutamiseks avamata, e -kirjade lugemiseks, vastuste koostamiseks ja e -kirjade kaustadesse korraldamiseks.
Samm 3. Aeg iga ülesanne
Alustage stopperiga. Ajastage ülesande iga komponent, märkides üles iga komponendi täitmiseks kulunud aja. Sageli on lihtsam lihtsalt taimerit peatada ja käivitada, kasutades selleks kulunud aega. Võite hiljem sisse minna ja välja selgitada, mitu sekundit iga ülesande jaoks kulus.
Täpsema teabe saamiseks võtke andmeid mitme päeva jooksul
Samm 4. Ajaülesanded video abil
Kui kasutate videot, peate iga ajastatud komponendi jaoks video peatama ja käivitama. Nii on teil aega oma märkmed ja iga komponendi ajad kirja panna.
Osa 3/3: tulemuste analüüsimine ja muudatuste tegemine
Samm 1. Keskmine aeg iga komponendi jaoks
Kui olete lõpetanud, võtke iga komponendi jaoks aega ja leidke keskmine. Keskmise leidmiseks lisage kõik ühe komponendi ajad kokku ja jagage selle rühma kordade arvuga.
Näiteks kui teil on komponent e -kirjade lugemine, võivad ajad olla 65 sekundit, 210 sekundit, 240 sekundit, 39 sekundit ja 354 sekundit. Lisage numbrid kokku: 65 + 210 + 240 + 39 + 354 võrdseks 908. Jagage kordade arvuga. Sel juhul on see 5, seega jagage 908 5 -ga, et saada e -kirja kohta keskmiselt 181,6 sekundit
Samm 2. Leidke ülesande keskmine aeg
Lihtsaim viis kogu ülesande jaoks keskmise aja leidmiseks on lihtsalt kõikide komponentide keskmised kokku liita. See annab teile kogu ülesande keskmise.
Samm 3. Määrake oma ülesannetele kõrge või madal väärtus
Kõigile ülesannetele kõrge või madala väärtuse määramine võib aidata teil tähtsust tähtsuse järjekorda seada. Te ei pea numbrit määrama; märgistage need lihtsalt kõrge väärtusega või madala väärtusega. Näiteks võib teie töökohal e -kirjadele vastamine olla oluline, kuid kui te pole klienditeeninduses, on selle väärtus üldiselt väiksem kui olulise aruande valmimine.
Samm 4. Vähendage väheväärtuslikke ja pikaajalisi ülesandeid
Kui olete oma ülesandeid hinnanud, vaadake, millised ülesanded võtavad palju aega, samal ajal kui nende väärtus on madal. Need on ülesanded, mida peate välja mõtlema, kuidas kärpida. Samuti on oluline vaadata ülesandeid, mis võtavad palju aega, kuid millel on ka kõrge väärtus. Ei ole valus proovida neid ülesandeid tõhusamaks muuta.
Samm 5. Jälgige multitegumtööd
Multitegumtöötlusel kulub iga üksiku ülesande jaoks rohkem aega, sest te ei saa kummalegi oma täielikku tähelepanu pöörata. Kui teete korraga mitut asja, näiteks e -posti vahel ja aruande kirjutamise vahel, proovige seda muuta. Määrake ajavahemik, kus teete ainult ühte asja. Kui kirjutate aruannet, ignoreerige oma e -posti.
Kui loete kogu päeva jooksul pidevalt e -kirju, tõmbate oma mõttekäiku pidevalt muust, mida teete. Sageli on parem teha kõik ülesanded korraga, näiteks lugeda e -kirju ainult hommikul, keskpäeval ja vahetult enne töölt lahkumist
Samm 6. Otsige ebatõhusust, et neid vähendada
Sageli leiate ebatõhusust rutiinides, mida ajastate ja kirjeldate. Ebaefektiivsuse kõrvaldamine aitab teil paremini töötada ja aja jooksul rohkem ära teha.