Kuidas projekti õigeaegselt lõpule viia (piltidega)

Sisukord:

Kuidas projekti õigeaegselt lõpule viia (piltidega)
Kuidas projekti õigeaegselt lõpule viia (piltidega)

Video: Kuidas projekti õigeaegselt lõpule viia (piltidega)

Video: Kuidas projekti õigeaegselt lõpule viia (piltidega)
Video: Kuidas alustada oma ettevõttega 2024, Märts
Anonim

Tundub, et projekti õigeaegne lõpetamine ei juhtu kunagi. Töötate alati viimase hetkeni, asjad lähevad halvimal hetkel katki ja inimesed, kellest te sõltute, unustavad oma tööd teha. Kuid projekti õigeaegne lõpuleviimine on lihtsam kui arvate, kui olete valmis ette valmistama nagu professionaal.

Sammud

Osa 1: 3: edu saavutamine

Lõpetage projekt õigeaegselt 1. samm
Lõpetage projekt õigeaegselt 1. samm

Samm 1. Selgitage võimalikult kiiresti välja kõik konkreetsed reeglid, määrused ja juhised

Kui teil on mingeid küsimusi, ärge oodake nende esitamist. Vastuste saamise ootamine võib viia üleliigse või kasutu tööni või, mis veelgi hullem, kogemata vale töö tegemiseni. Veenduge, et selgitate kõik ette.

  • Võimaluse korral esitage see teave kirjalikult, et saaksite unustuse korral selle juurde tagasi pöörduda.
  • Hankige algusest peale oma õpetaja, tootejuhi või kliendi kontaktandmed ja küsige, kas hilisemate küsimuste korral on hea viis ühendust võtta.
2. etapis projekti lõpuleviimine
2. etapis projekti lõpuleviimine

Samm 2. Enne töö alustamist kavandage oma üldeesmärk või valmistoode

Tee lõpuni jõudmiseks peate teadma, kuhu te lähete. Ajurünnak ja pange kirja, milline näeb välja teie nägemus valminud projektist, kas see on lõputöö idee, organiseeritud arvutustabel või teie ettevõttele uue lao leidmine. See aitab koostada sinna jõudmiseks vajalikud sammud.

  • Kasutage seda aega, et veenduda, et teie plaan on teie ajakava jaoks realistlik - suur osa õigel ajal lõpetamisest on projekti valimine, mille saate tegelikult lõpetada.
  • Kui te ei tea veel täpselt, kuhu lähete, pole midagi. Näiteks kui te pole esitluse teemat veel otsustanud, saate siiski eesmärke visandada. Näiteks ei pruugi te seda teemat veel teada, kuid teate, et peate minema raamatukokku ja hakkama seda uurima.
  • Teie "lõplik projekt" võib praegusest hetkest lõpuni muutuda - eesmärk ei ole saada täiuslikku projektiideed, vaid luua plaan, mille abil saate töötada.
3. etapis projekti lõpuleviimine
3. etapis projekti lõpuleviimine

Samm 3. Koostage nimekiri kõigist vajalikest materjalidest, millal neid vaja on, ja kuidas neid hankida

Te ei saa projekti lõpule viia enne, kui teil on töö tegemiseks vajalikud asjad olemas. Kui teate, mida tegelikult tuleb teha, koostage selle tegemiseks vajalike asjade põhiloend. See võib aidata seda loendit oma meeskonnaga jagada, kui teil on see olemas, ületades tarvikud nende hankimisel. Pange tähele:

  • Üksus
  • Vajalik kogus
  • Vajalik kuupäev
  • Eesmärk
  • Maksumus
  • Asukoht/pood, kust osta
  • Kõik erilised kaalutlused (värv, suurus jne)
4. etapil projekti lõpuleviimine
4. etapil projekti lõpuleviimine

Samm 4. Jagage kogu projekt väiksemateks, paremini hallatavateks eesmärkideks

Näiteks oma ettevõtte uue lao leidmine pole midagi, mida te lihtsalt välja lähete ja teete. Peate arutama oma ettevõtte konkreetseid vajadusi, võtma ühendust kinnisvaramaakleriga, otsustama lao üle, laskma selle üle vaadata ja seejärel vormistama olulised maksu-, hüpoteegi- ja kinnisvaraga seotud dokumendid. Ükskõik, kas töötate üksi või meeskonnana, saate nende viie väiksema ülesande jaoks paremini aega ja raha eraldada kui ühe tohutu ülesande.

  • Muutke oma eesmärgid mõõdetavaks. Selle asemel, et „teada saada, mida mu ülemus laost soovib”, seadke konkreetsed eesmärgid õige asukoha, eelarve, suuruse ja oluliste mugavuste õppimiseks.
  • Teil ei pruugi olla aimugi, kui kaua lao ostmine aega võtab, kuid teate, et ülemusega rääkimine võtab ühe päeva, kinnisvaramaakleri leidmine 2-3 päeva, ülevaatus 1-2 nädalat jne. Väiksemate jaoks on aega palju lihtsam planeerida eesmärke kui suuri.
Lõpetage projekt õigel ajal 5. samm
Lõpetage projekt õigel ajal 5. samm

Samm 5. Määrake väiksemate eesmärkide saavutamiseks kuupäevad

Kui teie projekti tähtaeg on 31. mai ja teil on teha kümme erinevat asja, siis ei taha te kõiki kümmet 31. kuupäevaks lõpule viia. Mõelge välja, milliseid asju saate kümnendaks kuupäevaks teha, milliseid 20. kuupäevaks lõpetada ja milliseid asju tuleb kuu lõpuni oodata.

  • Üldiselt töötavad inimesed kõige tõhusamalt ühe ülesande kallal, mitte 10 korraga. Maksimaalse efektiivsuse saavutamiseks kontrollige kõiki eesmärke ükshaaval, selle asemel, et nende kõigi kallal töötada.
  • Enamikul projektidel on tööd, mida ei saa lõpetada enne, kui muud tööd on tehtud. Sa ei saa näiteks raamaturaportit kirjutada enne, kui oled raamatu läbi lugenud. Mõelge välja, milline töö tuleb enne teisi ära teha, ja seadke see prioriteediks.
Lõpetage projekt õigeaegselt 6. samm
Lõpetage projekt õigeaegselt 6. samm

Samm 6. Andke endale rohkem aega, kui arvate, et vajate

Asjad lähevad alati valesti - vajalik ese on otsas, midagi läheb katki, viimase hetke plaan muutub jne. Ärge planeerige ennast nii, et jääksite iga tööpäeva jooksul relva alla. Kui vähegi võimalik, ehitage 1–3 päeva juurde, et saaksite tüsistuste tekkimisel kohaneda.

Keegi ei olnud kunagi ärritunud, et lõpetas projekti enne tähtaega. Kui plaanite lisapäevi ja te ei vaja neid, saate lihtsalt paar päeva puhkust

Osa 2/3: ajakavas püsimine

Lõpetage projekt õigel ajal, samm 7
Lõpetage projekt õigel ajal, samm 7

Samm 1. Alustage tööd niipea kui võimalik, isegi kui plaanid pole täielikult valmis

Parim viis projekti õigeaegseks lõpetamiseks on lihtsalt alustada. Paljud inimesed kardavad, et neil pole veel lõplikku ideed või vajavad alustamiseks kõike täiuslikult joondatud, kuid miski ei saa olla tõest kaugemal. Kui on ülesandeid, mida saab alustada, alustage neid:

  • Kui kavandate tööks uut logo, ei vaja te mõne prototüübi visandamiseks ja koostamiseks kogu ideed. Isegi kui te neid ei kasuta, hakake ideid välja viskama ja pange pall veerema.
  • Kui teil on klassiprojekt, lõpetage kõik selle klassi raamatud ja kodutööd nii kiiresti kui võimalik. Eemaldage väikesed asjad teelt, et saaksite keskenduda suuremale projektile.
Lõpetage projekt õigel ajal 8. samm
Lõpetage projekt õigel ajal 8. samm

Samm 2. Ennetage võimalikke probleeme enne nende tekkimist

Kui alustate uue segmendi või projekti osaga, võtke aega, et mõelda kõigele, mis võib valesti minna. Võite haigestuda, vajaliku raamatu välja vaadata, projekt katkeda või varud otsa saada. Ükskõik millised raskused võivad olla, kirjutage need üles. Kui teie loend on valmis, algab lõbus osa: nuputage välja, kuidas neid probleeme lahendada, kui need ilmnevad:

  • Kui jääte haigeks, kas saate voodist tööd teha? Kas on kedagi, keda usaldate, kes saab aidata märkmeid teha või asju ajada?
  • Kui teie vajalik raamat on välja vaadatud, kas teie raamatukogu saab teise tellida? Kas saate raamatu ette broneerida?
  • Kui teie projekt on habras, mida saate teha, et see oleks täiesti ohutu. Kui see katki läks, kui kaua kuluks uue ehitamiseks? Kas saate ehitada varuosi või varuosi?
  • Kui varud on otsa saanud, kas saate seal midagi muud kasutada? Kas saate probleemi lahendamiseks osta veel 1-2 osa hädavajalikke või raskesti leitavaid esemeid?
Lõpetage projekt õigel ajal 9. samm
Lõpetage projekt õigel ajal 9. samm

Samm 3. Delegeerige oma meeskonna/partneritega targalt, et vältida kattumist ja säästa aega

Proovides rühmaga õigeaegselt projekti lõpule viia, on harva hea mõte, et kõik tegelevad samade asjadega korraga. Selle asemel jagage ülesanded nii, et igaüks teeks 1-2 inimest. Kui proovite seda kõike ise teha, aeglustab see kõiki ja takistab tõhusat tööd. Delegeerimisel:

  • Seadke ootused varakult - andke inimestele täpselt teada, mida neilt tahetakse.
  • Andke tähtaegu tagamaks, et kõik on tegelikult tehtud siis, kui see on vajalik.
  • Andke kõigile teada projekti lõppeesmärk, aidates kõigil töötada sama asja nimel.
  • Probleemide või küsimuste korral postitage kõigi kontaktandmed.
Lõpetage projekt õigel ajal, samm 10
Lõpetage projekt õigel ajal, samm 10

Samm 4. Vaadake üle üldised edusammud erinevates kontrollpunktides, vajadusel kohandades

Kui töötate projekti üksikute osade kallal, ärge unustage suuremaid eesmärke silmist. Oletame näiteks, et peate looma esitluse Ameerika kodusõja aegsest elust ja olete otsustanud oma projekti jagada uurimistööks, slaidiseansiks ja demonstratsiooniks selle kohta, mida sõdurid varem sõid. Need on kõik head ideed, kuid peate nende kallal töötades veenduma, et need kõik sobivad kokku.

  • Kuigi sügav uurimine on hea, kas see kõik vastab teie lõppeesmärgile? Kas projekti tegemiseks on toidu kohta piisavalt teavet või peaksite pöörduma millegi poole, nagu meditsiin, relvad jne?
  • Kas slaidiseanssi tehes sobib see uurimistööga? Kas see on piisavalt lühike, et mahtuda teie esitlusse, või surutakse teid aega?
  • Kas peate kodusõja toitu valmistama? Kas teie uuringute põhjal on see siiski võimalik või oleks targem teha teist tüüpi meeleavaldus?
Lõpetage projekt õigel ajal 11. samm
Lõpetage projekt õigel ajal 11. samm

Samm 5. Muutke projekt iga päev prioriteediks

Inimesed on hõivatud ja teie pole erand. Kui te ei eelista projektiga töötamist, siis seda ei tehta. Leidke projekti jaoks aega iga päev, isegi kui seda on vähe. Mida suurem on projekt, seda rohkem peate asjade tegemiseks liikuma või teisi kohustusi ohverdama.

Iga päev väike töö on üldiselt tõhusam kui aeg -ajalt tohutud tükid. Kui plaanite töötada ainult laupäeviti, kuid laupäeva hommikul on pere hädaolukord või probleem, kaotasite just terve nädala tööaega

Osa 3 /3: õigeaegne viimistlus

Lõpetage projekt õigel ajal 12. samm
Lõpetage projekt õigel ajal 12. samm

Samm 1. Koostage varukava tähtaja saabudes

Ütleme näiteks, et olete otsustanud ehitada oma keskaegse ajalootunni jaoks näidiskatedraali ja olete nädal aega väljas ning töötate endiselt esimesel korrusel. Kuigi peaksite alati püüdma kõike lõpetada, pole see alati võimalik. Selle asemel, et teha algse ideega halba tööd, tulge välja alternatiivse projekti või ideega, mille võiksite õigeaegselt lõpetada ja mille üle uhkust tunda:

  • Kas teie mudel vajab vitraažakende koopiaid või saate midagi lihtsamat teha?
  • Kui kirjutate pikka paberit, kas on mõni lõik, mida saab lõigata või kokku võtta, ilma et see kahjustaks teie üldist mõtet?
  • Kas äritehingu kallal töötades on võimalik tähtaegu pikendada? Kui ei, kas saate töökaaslase, kes aitaks teil mõne osa õigeaegselt täita?
Lõpetage projekt õigel ajal 13. samm
Lõpetage projekt õigel ajal 13. samm

Samm 2. Tehke harjutus paar päeva enne projekti tähtaega

Isegi kui asjad pole veel tehtud, tehke nii palju proovisõitu kui praegu, hoides silma peal probleemidel, probleemidel ja parandamist vajavatel aladel. Kas teie prioriteete tuleb mõne lõigu ette lõpetamiseks muuta? Kas on asju, mis on plaanitust kaugemal? Kas saate midagi lisada või lahutada, et õigeaegne viimistlus oleks tõenäolisem?

Lõpetage projekt õigel ajal 14. samm
Lõpetage projekt õigel ajal 14. samm

Samm 3. Eesmärk on veeta oma viimane päev projekti vigade ülevaatamiseks

Tööle lisaaegade ajastamise tohutu eelis on see, et see võimaldab kvaliteedikontrolli. Ükskõik, kas katsetate oma teadusmessi projekti, et näha, kas see töötab, või esitate kvartaalseid kuluaruandeid, otsige päev vigade ja kirjavigade otsimisel.

Kui proovite õigel ajal lõpetada, peaksite siiski lõpus vaatama tund aega. Ärge laske nädalatepikkusel raskel tööl mõne vastamata kirjavea tõttu lohakana tunduda

Lõpetage projekt õigel ajal 15. samm
Lõpetage projekt õigel ajal 15. samm

Samm 4. Korraldage kõik projekti jaoks vajalik ühes kohas 1-2 tundi enne nõutavat

Ärge laske ilusal projektil laguneda, sest jätsite oma seljakoti koju. Isegi kui sa jooksed ringi, et lõpetada, peatu 5 minutit ja hinga sügavalt sisse. Kontrollnimekirja kasutades veenduge, et teil oleks kõik eduka esitluse jaoks vajalikud asjad olemas.

Naaske oma esialgse mustandi, plaanide ja materjalide loendisse. Kas kõik on kaetud?

Lõpetage projekt õigel ajal 16. samm
Lõpetage projekt õigel ajal 16. samm

Samm 5. Vaadake lõpus oma edu üle ja leidke viise, kuidas järgmisel korral end parandada

On väga haruldane, et projekt läheb ideaalselt ja see on okei. Kõige tähtsam on see, et võtate need vead ja õppite neist. Kuhu oleks saanud paremini planeerida? Milliseid riske või probleeme te ette ei näinud ja saate järgmisel korral planeerida? Kas viimane projekt vastas teie eesmärkidele?

  • Kohe pärast lõpetamist pole vaja üle vaadata. Võtke 2-3 päeva lõõgastumiseks ja vaadake seejärel projektile värskete silmadega tagasi.
  • Kui töötasite meeskonnaga, küsige neilt, mida võiksite nende arvates järgmisel korral parandada.
  • Kui teil on hinde, arvustuse jms kohta küsimusi, küsige viisakalt "mida ma saaksin teha, et järgmine kord parem oleks?"

Näpunäiteid

Kui teete partnerprojekti, jagage ülesanded nii, et iga partner teaks, mida ta peaks tegema. Ärge tehke kõike ise

Soovitan: