Päevakavad on lihtne, kuid hädavajalik viis kohtumiste sujuvaks toimimiseks punktist A punkti B. Vaatamata levinud arvamusele ei pea te kirjutama tõeliselt pikka esseed või dokumenti. Selle asemel võite lühidalt kirjeldada põhipunkte, mida soovite koosolekul üle vaadata. Kui olete oma päevakorra koostanud, andke see kõigile osalejatele 3 päeva enne tegelikku koosolekut.
Sammud
Meetod 1 /3: tegevuskava ülevaade
Samm 1. Otsige Internetist malli, mida oma päevakorra jaoks kasutada
Otsige lihtsat malli, mis aitab teil tõhusalt jagada kogu oma päevakorras vajalikku teavet. Laadige see mall alla või viitage sellele, et saaksite seda kasutada oma dokumendi selgroogina.
Paljud veebisaidid pakuvad tasuta päevakavamalle, näiteks Adobe Spark ja SmartSheet. Teised programmid pakuvad ka päevakavamalle, näiteks Microsoft Office
Samm 2. Koostage oma päevakava vähemalt 3 päeva enne koosolekut
Varuge aega mitu päeva enne koosolekut, et kõigil osalejatel oleks piisavalt aega koosoleku toimumise üle vaatamiseks. Päevakava aitab neil osalejatel vajalikke materjale ette valmistada ja annab neile aega koosoleku enda kohta küsimusi või muresid tõstatada.
Näiteks kui koosolek peaks toimuma kolmapäeval, soovite päevakorra saata pühapäevaks
Samm 3. Otsustage, millal ja kus koosolek päevakorras toimub
Märkige hoone ja ruum, kus koosolek toimub, või veebiruumi kood, kui korraldate virtuaalset koosolekut. Täpsustage selgelt koosoleku kuupäev ja kellaaeg, et kõik osalejad saaksid täpselt kohale jõuda.
- See teave peaks asuma kuskil lehe ülaosas.
- Näiteks võite kirjutada, et koosoleku kuupäev on 30. aprill kell 19.30.
Samm 4. Valige koosoleku algus- ja lõppaeg
Kirjeldage koosoleku kestust, et osalejad teaksid, mida oodata. Püüdke kohtumine võimalikult lühikeseks jätta, nii et te ei võta liiga palju kellegi teise aega. Üldise rusikareegli kohaselt püüdke oma koosolekud hoida umbes 20–30 minutit.
Mõned kohtumised võtavad rohkem aega kui teised, mis on täiesti normaalne. Olge aus ja otsekohene, kui kaua koosolek kestab
Samm 5. Loetlege koosoleku põhieesmärgid ja eesmärgid
Kitsendage koosoleku katlaplaadi eesmärki. Kas arutate eelseisvaid sündmusi, vaatate üle eelarvet või korraldate ajurünnakut? Teil on lihtsam oma päevakava korraldada, kui mõistate põhipunkte, mida soovite käsitleda.
Näiteks ajurünnakul võib kuluda rohkem aega osalejatelt ideede genereerimiseks, samas kui arvustustel põhinev koosolek võib keskenduda rohkem kriitilistele otsustele
Meetod 2/3: oma punktide selge edastamine
Samm 1. Piirake oma päevakava 5 teemaga
Kirjutage nimekiri kõigest, millest soovite koosolekul rääkida, isegi kui see on üsna pikk. Kui olete oma mõtted kirja pannud, kriipsutage maha kõik punktid, mis pole koosoleku jaoks üliolulised. Selle asemel vali välja 5 kõige olulisemat teemat, mis tõesti vajavad arutamist või mainimist.
Keskenduge tõsisematele ja ajale tundlikumatele punktidele. Näiteks kui kohtumisel arutatakse eelarve tasakaalustamist, peaksite keskenduma aruteludele raha kärpimise üle
Samm 2. Valige vestluspunktid, mis kehtivad kõigile koosolekul osalejatele
Kohandage koosoleku sisu osalejate loendiga. Ideaalis peaks kogu teie päevakava olema asjakohane iga koosolekul osaleja jaoks. Kui päevakorrapunkti saab lahendada telefonikõne või e -kirjaga, ei pea te seda päevakorda tõstma.
Näiteks kui teil on küsimus individuaalsele juhendajale või töökaaslasele, ei võta te seda päringut päevakorda
Samm 3. Esitage iga teema avatud küsimusena
Muutke iga kõnepunkt küsimuseks, mida on lihtne koosoleku teiste liikmetega arutada. Looge küsimusi, mis on avatud ja mõtlemapanevad, mitte ainult jah või ei. Proovige need küsimused võimalikult kaasahaaravaks muuta, et teie arutelu kohtumisel oleks võimalikult produktiivne.
Näiteks kirjutage „toitlustusarutelu” päevakorrapunktiks kirjutamise asemel midagi sellist: „Kes peaks meie järgmisel üritusel vastuvõtu teenindama?”
Samm 4. Jätke päevakorra esimene punkt tähtajatuks
Andke teistele koosoleku liikmetele aega, et lahendada kõik probleemid, mis neil koosoleku päevakorra või korraldusega seoses tekivad. See esimene punkt ei võta koosoleku ajal kaua aega, kuid annab osalejatele võimaluse väljendada oma mõtteid ja arvamusi päevakorra enda kohta.
Üldjuhul ei tohiks koosoleku alguses päevakorra ülevaatamiseks kuluda rohkem kui 2 minutit
Samm 5. Delegeerige teatud teemad teistele inimestele
Ärge tundke, et peate koosoleku kõiki aspekte iseseisvalt juhtima. Selle asemel kasutage päevakorda juhtimise ülekandmiseks erinevatele töökaaslastele ja ülemustele koosoleku erinevates osades. Täpsustage, kes iga päevakava teemat juhib, nii et koosolekul osalejad mõistavad, kes mille eest vastutab.
Iga päevakorrapunkti alla saate märkida „eesmärgi” ja „juhi”. Näiteks saate koosoleku eesmärgiks loetleda „otsuse” ja selle koosoleku segmendi juhi
Samm 6. Hoidke koosoleku lõpus pluss/delta
Varuge päevakorra lõpus aega, et vaadata üle, kuidas koosolek kulges. See ei pea olema väga põhjalik-lihtsalt esitage üldine küsimus, milles palutakse koosoleku kohta ettepanekuid ja tagasisidet päevakorra lõpus. Mõnel päevakorral on see silt pluss/delta.
Näiteks võite kirjutada midagi sellist: "Millised olid selle kohtumise tugevad küljed?" või „Kuidas saaksime tulevastel koosolekutel end paremaks muuta?”
Samm 7. Lisage päevakavalehele muu oluline teave
Looge iga päevakorra teema kõrvale jaotis „Ettevalmistus”. Loetlege kõik uuringud või muud "kodutööd", mida koosolekul osalejad peavad enne koosoleku algust tegema. See jaotis võib osalejatele meelde tuletada, et nad loeksid konkreetseid pabereid või memosid või vaataksid üle eelmised koosoleku märkmed.
- Näiteks võite kirjutada midagi sellist: "Palun lugege üle e -kiri, mille ma eelseisva korjanduse kohta saatsin."
- Kõik koosoleku päevakorra aspektid ei vaja ettevalmistamist.
Meetod 3/3: tegevuskava lõplik vormistamine
Samm 1. Määrake igale teemale ajapiirangud
Lisage iga päevakorras oleva kõnepunkti juurde konkreetne ajahinnang. See on okei, kui te ei pea kinni täpsest ajakavast-kõige tähtsam on see, et osalejatel on ettekujutus selle kohta, kui kaua või lühike miski aega võtab. See võib aidata koosolekul tähtsamaid kõnepunkte tähtsuse järjekorda seada.
Näiteks päevakorra läbivaatamiseks kulub vaid 2 minutit, suurematele otsustele võib kuluda 50 minutit
Samm 2. Jagage iga päevakorra teema hallatavateks tükkideks
Koostage iga kõnepunkti kõrvale lühike täppidega nimekiri, juhendades osalejaid koosoleku kulgemisest. Jagage ülesanne tükkideks, andes igale ülesandele ajahinnangu. See aitab muuta koosoleku paremini hallatavaks ja aitab osalejate meelt rahustada.
Näiteks võite kulutada 5 minutit konkreetse probleemi tuvastamisele ja sildistamisele ning seejärel võtta 10 minutit aega võimalike lahenduste leidmiseks. Pärast seda võite võtta veel 10 minutit, et otsustada, milline on parim võimalik lahendus
Samm 3. Andke päevakava koopia oma töökaaslastele 3 päeva enne koosolekut
Saatke päevakord koosolekul osalejatele e -postiga või jagage füüsiline koopia. Veenduge, et igal inimesel on enne koosolekut päevakava ülevaatamiseks 3 päeva, et ta saaks vajadusel ettepanekuid pakkuda.
Samm 4. Koguge materjalid, mida vajate koosoleku teatud osade jaoks
Vaadake oma päevakorda kiiresti ja vaadake, millised dokumendid ja muud paberid koosoleku ajal käepärast peavad olema. Printige need dokumendid eelnevalt välja ja pange need kõrvale, nii et olete enne koosoleku algust organiseeritud ja valmis minema.
Näiteks kui üks päevakorra osa nõuab osalejatelt konkreetse memo lugemist, printige kindlasti selle memo koopia välja ja võtke see koosolekule kaasa
Näpunäiteid
- Küsige töökaaslastelt tagasisidet teie koostatud päevakorra kohta.
- Otsige veebist tasuta malle, mis aitavad teil oma päevakava kujundada.