Kuidas koosolekut juhtida (piltidega)

Sisukord:

Kuidas koosolekut juhtida (piltidega)
Kuidas koosolekut juhtida (piltidega)

Video: Kuidas koosolekut juhtida (piltidega)

Video: Kuidas koosolekut juhtida (piltidega)
Video: Argumenteerimine: kuidas koostada korralikke argumente? 2024, Märts
Anonim

Äritöö, eriti kontoris, nõuab teatavat koostööd. Näiteks vajavad olulised otsused sageli rohkem kui ühe inimese vaatenurka ja olulise töö tegemiseks on sageli vaja mitme inimese teadmisi. Koosolekud on üks viis, kuidas koostööd struktureerida ja organiseerida, kuid ilma eesmärgitunde või kontrollita võivad koosolekud kergesti muutuda liiga pikaks ja ebaefektiivseks. Teades, kuidas teie juhitavat koosolekut planeerida, ette valmistada ja juhtima hakata, on erinevus tõhusa ja raisatud koosoleku vahel.

Sammud

Osa 1 /3: Koosolekuks valmistumine

Koosoleku juhatamine 1. samm
Koosoleku juhatamine 1. samm

Samm 1. Arutage oma osalejatega eelseisvat kohtumist

Kui saate teada, et hakkate juhtima eelseisvat koosolekut, on üks esimesi asju, mida peaksite tegema, olema kulutada veidi aega osalevate inimestega (eriti kõrgete või tähtsate inimestega) rääkimiseks. Küsige neilt, kas on midagi, mida nad sooviksid koosolekul arutada. Võtke teadmiseks nende vastused ja kasutage neid oma päevakorra koostamisel.

Küsida oma osalejatelt, mida nad tahaksid arutada, on tark samm mitte ainult sellepärast, et see hõlbustab päevakorra koostamist, vaid ka seetõttu, et see kaasab nad koosolekuprotsessi juba enne selle algust. Inimesed osalevad koosolekutel ja pööravad neile rohkem tähelepanu, kui nad teavad, et neile olulisi küsimusi hakatakse käsitlema

Koosoleku juhatamine 2. samm
Koosoleku juhatamine 2. samm

Samm 2. Kirjutage ja levitage päevakava

Koosoleku päevakava võib olla väärtuslik tööriist mitte ainult koosoleku juhatajale, vaid ka kohalviibivatele külalistele. Päevakavad sisaldavad väärtuslikku teavet koosoleku kohta, näiteks selle kohta, millal see toimub, kus see toimub ja kes osalevad. Kõige tähtsam on see, et nad kirjeldavad ka kõiki kavandatud aruteluteemasid, võimaldades kõigil valmistuda. Saatke oma koosolek enne koosolekut ise välja - mida tähtsam on teie koosolek, seda varem peaksite selle saatma.

Üks asi, mida teie päevakava peaks kindlasti sisaldama, on iga aruteluteema ligikaudne ajapiirang. Ligikaudse ajakava koostamine muudab koosoleku õigel ajal palju lihtsamaks. Kuigi mõned päevakorrapunktid võivad kesta kaua (teised aga lühikese ajaga), muudab ajakava nende punktide jälgimise ja vastavalt kohandamise palju lihtsamaks

Koosoleku juhatamine 3. samm
Koosoleku juhatamine 3. samm

Samm 3. Uurige aruteluteemasid ja kõiki eelnevaid kohtumisi

Inimesed, kes teie koosolekul osalevad, ei pruugi olla kursis kõigi teemadega, mida kavatsete arutada-mõned ei pruugi olla eelmistel koosolekutel osalenud, teised aga lihtsalt unustanud. Koosoleku juhatajana on hea mõte teada senise arutelu ajalugu. Proovige rääkida inimestega, kes osalesid eelmistel tähtsatel koosolekutel, et saada teada olulistest lõpetamata asjadest, mida peaksite oma koosolekul käsitlema. Planeerimise suunamiseks võite soovida ametlikult registripidajalt ka eelmiste kohtumiste protokolle.

Eelmiste kohtumiste protokollid võivad teile kui eesistujale olla oluliseks ressursiks. Need võtavad kokku eelmistel kohtumistel toimunud arutelud ja otsused, muutes kiireks ja lihtsaks kiirendamise. Võib -olla soovite isegi oma päevakavaga oma osalejatele levitada olulisi koosoleku protokolle

Koosoleku juhatamine 4. samm
Koosoleku juhatamine 4. samm

Samm 4. Valmistage koosolekuruum ette

Koosoleku päeval soovite veenduda, et ruum või koht, kus kavatsete kohtuda, on puhas, esinduslik ja valmis osalejate majutamiseks. Soovite veenduda, et koosoleku mis tahes tehnoloogilised komponendid (nagu esitlused, projektorid, kuvarid jne) toimivad korralikult ja on täielikult valmis - tehnilised näpunäited võivad raisata väärtuslikku aega ja viia teie koosoleku teelt kõrvale.

Kui kasutate elektroonilist esitlust (nt PowerPoint jne), võtke aega, et tutvuda kaugjuhtimispuldi või klikkijaga, mida kasutate slaidide sirvimiseks. Sa ei taha raisata aega oma juhtimisseadmetega rabelemisele, kui võiksite arutada olulisi küsimusi

Osa 2/3: koosolekul juhatajana tegutsemine

Koosoleku juhatamine 5. samm
Koosoleku juhatamine 5. samm

Samm 1. Helistage koosolekule järjekorras

Kui koosolek jõuab ettenähtud algusajani ja kõik osalejad (või vähemalt kõik olulised) on kohal, köitke kõigi ruumis viibijate tähelepanu. Tutvustage end juhatajana ja öelge koosoleku eesmärk. Määrake koosoleku jaoks ettenähtud ajavahemik, teavitades kõiki pildistamise lõpuajast - võite joosta pikka või lühikest aega, kuid kavandatud ajapiirangu õigeaegne väljaütlemine aitab koosolekut õigel ajal hoida. Kui mõned osalejad pole üksteisega tuttavad, leidke hetk ja tehke lühike nimikõne ning tutvustage olulisi osalejaid.

Pange tähele, et mõnel ettevõttel ja organisatsioonil on koosoleku avamiseks ja läbiviimiseks ranged reeglid. Näiteks Ameerika osariikide, maakondade ja kohalike omavalitsuste töötajate föderatsioon (AFSCME) kasutab süsteemi nimega Roberti kodukord, mis hõlmab koosoleku korrale kutsumist ja löömist ning väga konkreetseid reegleid ettepanekute esitamiseks ja edastamiseks

Koosoleku juhatamine 6. samm
Koosoleku juhatamine 6. samm

Samm 2. Võtke kokku eelmiste kohtumiste asjakohased punktid

Koosolekute alguses, mis on osa pikast, käimasolevast projektist, soovite lühidalt kõiki osalejaid projekti senise olukorraga kurssi viia, võttes kiiresti kokku kõik eelnevate kohtumiste asjakohased sündmused või otsused. Kõik kohalviibijad ei pruugi aruteluteemadel nii hästi kursis olla kui teie, nii et kõigi kiire kiirendamine võib aidata teie kohtumist tõhusaks ja tulemuslikuks muuta.

  • Selle asemel, et teha eelmiste kohtumiste kokkuvõtteid ise, võiksite lasta ametlikul kirjatundjal või protokollijal lugeda eelmiste koosolekute protokolle, et anda kokkuvõttele formaalsustunne.
  • Samuti võite kaaluda oluliste kirjavahetuste või sõnumite lugemist, mis on toimunud pärast eelmist koosolekut.
  • Pange tähele, et kui esitate osalejatele protokollide/kirjavahetuse koopiad, pole üldjuhul valju ettelugemine kohustuslik.
Koosoleku juhatamine 7. samm
Koosoleku juhatamine 7. samm

Samm 3. Luba olulistel osalejatel asjade seisust aru anda

Seejärel lubage asjakohaste teadmistega inimestel teavitada assambleed uutest või hiljutistest arengutest, mis on toimunud pärast viimast koosolekut. Need võivad olla praktiliselt kõik - näiteks siin saab käsitleda uusi probleeme, millega teie ettevõte või organisatsioon silmitsi seisab, personalimuudatusi, projektiarendusi ja strateegia muutusi. Koosolekul osalejad tahavad kuulda ka eelmisel koosolekul tehtud otsuste tõttu tehtud konkreetsete toimingute tulemustest.

Koosoleku juhatamine 8. samm
Koosoleku juhatamine 8. samm

Samm 4. Pöörduge pooleli olevate asjade poole

Kui on probleeme, mis on jäänud lahendamata, või otsuseid, mida pole eelmisest koosolekust langetatud, proovige neid lahendada enne uute probleemide juurde asumist. Mida kauem vanad probleemid edasi lükatakse, seda vähem soovib osaleja nende eest vastutust võtta, nii et proovige kohtumise ajal kindlaks teha ja lahendada kõik pooleliolevad lõpetamata asjad. Tavaliselt märgitakse lõpetamata asju eelmiste kohtumiste protokollides konkreetselt kui „otsustamata” või „esitatakse edaspidiseks aruteluks”.

  • Sõltuvalt teie kultuuri ja reeglitest, kus te töötate, võib teie ettevõttel või organisatsioonil olla otsuse tegemiseks konkreetne menetlus - näiteks võib -olla peavad koosolekul osalejad lihtsalt saavutama enamuse konsensuse või antakse ülesandeks valitud kõrgete isikute rühm kogu otsuste tegemisega.
  • Pange tähele, et mõned asjad on kohtumiste vahel lõpetamiseks lihtsalt liiga suured. Te ei pea ilmtingimata peatuma pikaajaliste projektide edusammudel, mis pole veel lõppenud. Siiski peaksite esitama otsuseid või projekte, kus on vaja praegust tegevust.
Koosoleku juhatamine 9. samm
Koosoleku juhatamine 9. samm

Samm 5. Pöörduge uue ettevõtte poole

Järgmisena tõstke esile uued probleemid, mured ja teemad, mida tuleb arutada. Need peaksid olema asjad, mis tulenevad loomulikult eelmiste kohtumiste ja praeguste vahel toimunud arengutest. Proovige osalejatelt konkreetseid ja kindlaid otsuseid saada - mida rohkem punkte otsustamata jätate, seda rohkem peate lõpetama järgmise koosoleku.

Koosoleku juhatamine 10. samm
Koosoleku juhatamine 10. samm

Samm 6. Võtke kokku koosoleku järeldused

Kui olete käsitlenud kõiki varasemaid ja praeguseid asju, leidke hetk, et võtta kokku kokkusaamise järeldused kõigi kohalviibijate jaoks. Jagage kõigi tehtud otsuste tulemused ja vajadusel kirjeldage konkreetseid toiminguid, mida osalejad peaksid enne järgmist koosolekut tegema.

See samm on ülioluline - see on teie viimane võimalus veenduda, et kõik lahkuvad koosolekult, teades täpselt, kus teie projektid seisavad ja mida neilt oodatakse

Koosoleku juhatamine 11. samm
Koosoleku juhatamine 11. samm

Samm 7. Lõpetage järgmise kohtumise aluse panemine

Lõpuks öelge kõigile, mida järgmisel kohtumisel oodata, ja kui olete seda juba planeerima hakanud, siis öelge, millal ja kus seda oodata saab. See aitab anda osalejatele järjepidevuse tunde ühest olulisest projektist või otsusest teise ja annab neile ajaraami määratud ülesannete edenemiseks või täitmiseks.

Pange tähele, et te ei pea tingimata uut kohtumist planeerima, kui käsitlete kõiki oma praeguseid ja praeguseid asju. Kui aga lõpetamata asju on piisavalt, et tulevikus arutelusid õigustada, või ootate, kuidas teatud projektid arenevad, on see ilmselt hea mõte

Osa 3 /3: Koosoleku tõhus juhtimine

Koosoleku juhatamine 12. samm
Koosoleku juhatamine 12. samm

Samm 1. Juhtige arutelu, kuid ärge domineerige

Üks teie rollidest koosoleku juhatajana on hoida arutelu liikumises ja ülesandes. Teie ülesanne ei ole avaldada arvamust iga teema kohta ega hoida arutelu täpse ajakava alusel. Olge paindlik. Lase teistel osalejatel vabalt rääkida ja lase tekkida uutel aruteluteemadel, isegi kui nad pole päevakorras. Võib juhtuda, et peate vestluse õigel kursil hoidmiseks teatud vestlusteemad peenelt lõpetama või muutma, kuid te ei peaks tundma, et peate kontrollima kõiki koosoleku aspekte. Lõppude lõpuks on see koostööprotsess.

Koosoleku edenedes jälgige oma päevakava. Kui jooksete tahapoole, peate aja huvides teatud aruteluteemad vahele jätma või hiljem esitama. Ärge kartke seda teha, kui arutatavad teemad on väga olulised

Koosoleku juhatamine 13. samm
Koosoleku juhatamine 13. samm

Samm 2. Julgustage kõiki osalejaid osalema

Koosoleku juhatajana on teie ülesanne tagada avatud ja produktiivne arutelu. Kui märkate, et teatud osalejad, kellel võib olla käsitletavate probleemidega seotud teadmisi, ei avane rühmale, julgustage neid rääkima. Te ei pea neid otse vaidlustama ega välja kutsuma - lihtsalt öeldes midagi järgmiselt: "Ma arvan, et proua Smithi asjatundlikkus oleks siinkohal kasulik", on suurepärane võimalus kaasata vähem aktiivseid koosoleku liikmeid.

Koosoleku juhatamine 14. samm
Koosoleku juhatamine 14. samm

Samm 3. Veenduge, et kõik saavad aru, millest räägitakse

Võib olla raske meeles pidada, et kõigil koosolekul osalejatel pole aruteluteemadel sama palju kogemusi või teadmisi. Veendumaks, et kõik koosolekul osalejad on oma aega targalt veetnud, võiksite kasutada võimalust lihtsustada lühidalt keerukaid küsimusi või teemasid, kui need esile kerkivad. Vähem teadlikud osalejad hindavad seda kahtlemata.

Koosoleku juhatamine 15. samm
Koosoleku juhatamine 15. samm

Samm 4. Ärge ignoreerige raskeid või ebamugavaid küsimusi

Kui pädev juhataja neid kontrolli all ei hoia, võivad koosolekud olla märkimisväärselt ebaproduktiivsed. Püüdke veenduda, et kõik olulised küsimused, mida arutama tulite, saaksid lahendatud. Ärge lubage osalejatel süüdistada või pakkuda ebamääraseid vabandusi probleemidele, mida pole lahendatud. Proovige otsida ja saada vastuseid probleemidele, millega keegi ei taha tegeleda. Kuigi see pole tingimata see, mida iga osaleja soovib, on sellised ebamugavad küsimused just need, millele tuleb kõige rohkem vastata, et koosolek oleks võimalikult tõhus.

Veenduge, et olulised otsused jäädvustatakse (kui teil on ametlikke protokollijaid või protokollijaid, määrake neile see ülesanne). Kui kavatsete raskeid küsimusi esitada, veenduge, et saadud vastused oleksid hästi dokumenteeritud

Koosoleku juhatamine 16. samm
Koosoleku juhatamine 16. samm

Samm 5. Jälgige oma aega

On põhjus, miks koosolekutel on halb maine - paljude jaoks peetakse neid tõsiseks ajaraiskamiseks. Et teie koosolek ei kestaks pikalt, kasutage oma tooli rolli, et arutelu edasi liikuda. Ärge kartke esitada teatavaid ebaolulisi küsimusi või vestlusi hilisemale kuupäevale, kui tundub, et teie kohtumine võtab oodatust kauem aega. Olge valmis ja valmis oma ajakava lennult kohandama, veendumaks, et teie osalejate väärtuslikku aega ei raisata.

Soovitan: