Standardne tööprotseduur (SOP) on dokument, mis sisaldab samm-sammult teavet selle kohta, kuidas ülesannet täita. Olemasolevat SOP -i tuleb võib -olla lihtsalt muuta ja värskendada või teil võib tekkida olukord, kus peate selle nullist kirjutama. See kõlab hirmutavalt, kuid tegelikult on see lihtsalt kontrollnimekiri. Palli veeremiseks vaadake 1. sammu.
Sammud
Osa 1 /3: SOP -i vormindamine
Samm 1. Valige vorming
SOP -i kirjutamiseks pole õiget ega valet viisi. Tõenäoliselt on teie ettevõttel siiski mitmeid SOP -sid, millele saate vormindamisjuhiste saamiseks pöörduda, kirjeldades, kuidas nad seda eelistavad. Kui see nii on, kasutage mallina olemasolevaid SOP-e. Kui ei, siis on teil mõned võimalused.
- Lihtne sammuvorming. See kehtib rutiinsete protseduuride kohta, mis on lühikesed, millel on vähe võimalikke tulemusi ja mis on õiglased. Lisaks vajalikele dokumentidele ja ohutusjuhistele on see tegelikult lihtsalt lihtsate lausete loetelu, mis ütlevad lugejale, mida teha.
- Hierarhiline sammude vorming. See on tavaliselt pikkade protseduuride puhul - rohkem kui kümne sammuga, mis hõlmavad paari otsustamist, selgitamist ja terminoloogiat. See on tavaliselt peamiste sammude loend, mis kõik koos alametappidega on väga kindlas järjekorras.
- Vooskeemi vorming. Kui protseduur sarnaneb pigem kaardiga, millel on peaaegu lõpmatu arv võimalikke tulemusi, võib vooskeem olla teie parim valik. See on vorming, mille peaksite valima, kui tulemused pole alati etteaimatavad.
Samm 2. Arvestage oma publikuga
Enne SOP -i koostamist tuleb arvesse võtta kolme peamist tegurit:
- Teie publiku eelteadmised. Kas nad tunnevad teie organisatsiooni ja selle protseduure? Kas nad teavad terminoloogiat? Teie keel peab vastama lugeja teadmistele ja investeeringutele.
- Teie publiku keeleoskus. Kas on mingit võimalust, et inimesed, kes teie keelt ei räägi, teie SOP -i "loevad"? Kui see on probleem, on hea lisada palju kommenteeritud pilte ja diagramme.
- Teie vaatajaskonna suurus. Kui teie SOP -i loevad korraga mitu inimest (need, kes täidavad erinevaid rolle), peaksite dokumendi vormindama rohkem nagu näidendi vestlust: kasutaja 1 viib lõpule toimingu, talle järgneb kasutaja 2 jne. Nii saab iga lugeja näha, kuidas ta on hästi õlitatud masina lahutamatu hammasratas.
Samm 3. Arvestage oma teadmistega
Põhimõte on järgmine: kas olete parim inimene seda kirjutama? Kas sa tead, mida see protsess endast kujutab? Kuidas see võis valesti minna? Kuidas seda ohutuks muuta? Kui ei, siis võib -olla on parem see kellelegi teisele üle anda. Halvasti kirjutatud-või veelgi enam-ebatäpne-SOP mitte ainult ei vähenda tootlikkust ja põhjustab organisatsioonilisi tõrkeid, vaid võib olla ka ebaturvaline ja avaldada negatiivset mõju teie meeskonnale ja keskkonnale. Lühidalt, see ei ole risk, mida peaksite võtma.
Kui see on teile määratud projekt, mille te tunnete olevat sunnitud (või kohustatud) lõpule viima, ärge kartke abi paluda neilt, kes protseduuri igapäevaselt lõpetavad. Intervjuude tegemine on iga SOP-i loomise protsessi tavaline osa
Samm 4. Otsustage lühikese või pika vormi SOP vahel
Kui kirjutate või ajakohastate SOP-d grupile isikutele, kes tunnevad protokolli, terminoloogiat jne, ning kellele tuleks kasuks lühike ja näpukas SOP, mis sarnaneb pigem kontrollnimekirjaga, võite selle lihtsalt lühivormis kirjutada.
Peale põhieesmärgi ja asjakohase teabe (kuupäev, autor, ID -number jne) on see tõesti vaid lühike sammude loend. Kui üksikasju ega selgitusi pole vaja, on see õige tee
Samm 5. Pidage meeles oma SOP -i eesmärki
Ilmselge on see, et teie organisatsioonis on protseduur, mida korratakse üha uuesti ja uuesti. Kuid kas on olemas konkreetne põhjus, miks see SOP on eriti kasulik? Kas see peab ohutust rõhutama? Vastavusmeetmed? Kas seda kasutatakse koolituseks või igapäevaselt? Siin on mõned põhjused, miks teie SOP on teie meeskonna edu saavutamiseks vajalik:
- Tagamaks vastavuse standardite järgimist
- Tootmisnõuete maksimeerimiseks
- Tagamaks, et protseduur ei kahjusta keskkonda
- Ohutuse tagamiseks
- Et kõik läheks graafiku järgi
- Et vältida ebaõnnestumisi tootmises
-
Kasutada koolitusdokumendina
Kui teate, mida teie SOP peaks rõhutama, on lihtsam kirjutada nende punktide ümber. Samuti on lihtsam näha, kui oluline on teie SOP
Osa 2/3: SOP -i kirjutamine
Samm 1. Katke vajalik materjal
Üldiselt koosnevad tehnilised SOP -id neljast elemendist peale menetluse enda:
- Tiitelleht. See hõlmab 1) menetluse pealkirja, 2) SOP -i identifitseerimisnumbrit, 3) väljaandmise või läbivaatamise kuupäeva, 4) selle asutuse/osakonna/filiaali nime, kelle suhtes SOP kehtib, ja 5) koostanud isikute allkirju. ja SOP heaks kiidetud. Seda saab vormindada nii, nagu soovite, kui teave on selge.
- Sisukord. See on vajalik ainult siis, kui teie SOP on üsna pikk, võimaldades hõlpsat viitamist. Siit leiate lihtsa standardjoonise.
- Kvaliteedi tagamine/kvaliteedikontroll. Protseduur ei ole hea protseduur, kui seda ei saa kontrollida. Varustage vajalikud materjalid ja üksikasjad, et lugeja saaks veenduda soovitud tulemuste saavutamises. See võib sisaldada muid dokumente, näiteks toimivuse hindamise proove.
-
Viide. Loetlege kindlasti kõik viidatud või olulised viited. Kui viidate teistele SOP -dele, lisage kindlasti vajalik teave lisasse.
Teie organisatsioonil võib olla sellest erinev protokoll. Kui on juba olemas SOP -id, millele saate viidata, loobuge sellest struktuurist ja järgige juba olemasolevat
Samm 2. Protseduuri enda jaoks veenduge, et katate järgmise:
- Reguleerimisala ja kohaldatavus. Teisisõnu, kirjeldage protsessi eesmärki, selle piire ja selle kasutamist. Kaasa standardid, regulatiivsed nõuded, rollid ja vastutus ning sisendid ja väljundid.
-
Metoodika ja protseduurid.
Probleemi liha - loetlege kõik sammud koos vajalike üksikasjadega, sealhulgas vajaliku varustusega. Katke järjestikused menetlused ja otsustegurid. Pöörake tähelepanu „mis siis, kui” ja võimalikele häiretele või ohutuskaalutlustele.
- Terminoloogia täpsustamine. Tuvastage akronüümid, lühendid ja kõik fraasid, mis pole tavakeeles.
- Hoiatused tervise ja ohutuse kohta. Loetletakse oma jaotises ja sammu kõrval, kus see on probleem. Ärge läikige seda jaotist.
-
Seadmed ja tarvikud.
Täielik nimekiri sellest, mida ja millal vaja on, kust varustust leida, varustuse standardid jne.
-
Ettevaatusabinõud ja sekkumised. Põhimõtteliselt veaotsingu jaotis. Kaasake, mis võib valesti minna, millele tähelepanu pöörata ja mis võib lõplikku ideaalset toodet segada.
- Andke igale neist teemadest oma jaotis (tavaliselt tähistatud numbrite või tähtedega), et teie SOP ei oleks sõnakas ja segadusttekitav ning hõlpsaks viitamiseks.
- See pole sugugi ammendav loetelu; see on vaid protseduurilise jäämäe tipp. Teie organisatsioon võib määrata muid tähelepanu nõudvaid aspekte.
Samm 3. Muutke oma kirjutis lühikeseks ja hõlpsasti loetavaks
Tõenäoliselt ei vali teie publik seda lõbu pärast lugema. Soovite seda lühidalt ja selgelt hoida - muidu kaob nende tähelepanu või nad leiavad, et dokument on kohutav ja raskesti haaratav. Üldiselt jätke oma laused võimalikult lühikeseks.
- Siin on halb näide: Veenduge, et puhastate õhuvõllidest kogu tolmu enne nende kasutamist.
- Siin on hea näide: Enne kasutamist eemaldage tolm tolmu õhuvõllidest.
- Üldiselt ärge kasutage sõna "teie". See peaks olema kaudne. Rääkige aktiivsel häälel ja alustage lauseid käsverbidega.
Samm 4. Vajadusel intervjueerige protsessi kaasatud töötajaid, kuidas nad ülesannet täidavad
Viimane asi, mida soovite teha, on kirjutada SOP, mis on lihtsalt ebatäpne. Te ohustate oma meeskonna turvalisust, tõhusust ja aega ning kasutate väljakujunenud protsessi ega mõtle sellele - see võib teie meeskonnakaaslastele pisut solvav olla. Kui vaja, küsige küsimusi! Sa tahad sellest õigesti aru saada.
Muidugi, kui te ei tea, küsige mitmest allikast, mis hõlmavad kõiki rolle ja kohustusi. Üks meeskonnaliige ei pruugi järgida tavapärast tööprotseduuri või teine võib olla kaasatud vaid osa toimingust
Samm 5. Purustage suured tekstitükid diagrammide ja vooskeemidega
Kui teil on mõni samm või kaks, mis on eriti hirmutavad, tehke see lugejate jaoks lihtsaks mõne diagrammi või diagrammi abil. See muudab lugemise lihtsamaks ja annab meelele lühikese pausi, et seda kõike mõtestada. Ja see tundub teile täielikum ja paremini kirjutatud.
Ärge lisage neid ainult oma SOP -i hulgi kogumiseks; tehke seda ainult vajadusel või keelelünga ületamisel
Samm 6. Veenduge, et igal lehel on kontrolldokumendi märge
Teie SOP on ilmselt üks paljudest SOPSidest - seetõttu loodetavasti on teie organisatsioonil teatud tüüpi suurem andmebaas, mis kataloogib kõike teatud viitesüsteemi piires. Teie SOP on selle viitesüsteemi osa ja vajab seetõttu leidmiseks teatud tüüpi koodi. Seal tuleb märge sisse.
Igal lehel peaks olema paremas ülanurgas lühike pealkiri või ID -number, versiooninumber, kuupäev ja "page #of #" (enamiku vormingute puhul). Sõltuvalt teie organisatsiooni eelistustest võib teil olla või ei pruugi olla joonealust märkust (või neid on joonealuses märkuses)
Osa 3 /3: Edu ja täpsuse tagamine
Samm 1. Testige protseduuri
Kui te ei soovi oma protseduuri testida, pole te tõenäoliselt seda piisavalt hästi kirjutanud. Laske kellelgi, kellel on protsessist vähe teadmisi (või tavalugeja esindaja), kasutada oma SOP -i, et neid juhendada. Milliste probleemidega nad kokku puutusid? Kui neid on, pöörduge nende poole ja tehke vajalikud parandused.
- Parim on lasta käputäiel inimestel teie SOP -i testida. Erinevatel inimestel on erinevad probleemid, mis võimaldavad mitmesuguseid (loodetavasti kasulikke) vastuseid
- Kontrollige kindlasti protseduuri kellegi peal, kes pole seda kunagi varem teinud. Igaüks, kellel on eelteadmised, tugineb oma teadmistele, et neid läbi viia, mitte teie tööle, kaotades seega eesmärgi.
Samm 2. Laske SOP -il läbi vaadata neil, kes seda protseduuri tegelikult teevad
Lõppkokkuvõttes pole vahet, mida teie ülemused SOPist arvavad. Need, kes tegelikult teevad tööd, on neile olulised. Nii et enne kui esitate oma tööd kõrgematele ettevõtetele, näidake oma asju neile, kes seda tööd teevad (või teevad). Mida nad arvavad?
Kui lubate neil osaleda ja tunda, et nad on osa protsessist, aktsepteerivad nad tõenäolisemalt seda SOP -i, millega te töötate. Ja neil on paratamatult häid ideid
Samm 3. Laske nõustajatel ja kvaliteedi tagamise meeskonnal SOP üle vaadata
Kui meeskond annab teile võimaluse, saatke see oma nõustajatele. Tõenäoliselt on neil tegelikule sisule vähem sisendit, kuid nad annavad teile teada, kas see vastab vormindamisnõuetele, kas teil on midagi vahele jäänud, ja protokolli selle ametlikuks muutmiseks ja süsteemi sisestamiseks.
- Suunake SOP kinnituste saamiseks dokumendihaldussüsteemide abil, et tagada kinnituste kontrolljäljed. See on organisatsiooniti erinev. Põhimõtteliselt soovite, et kõik vastaks juhistele ja eeskirjadele.
- Allkirjad on vajalikud ja enamikul organisatsioonidel pole tänapäeval probleeme elektroonilise allkirja vastuvõtmisega.
Samm 4. Kui olete heaks kiitnud, hakake oma SOP -i rakendama
See võib hõlmata ametliku koolituse läbiviimist mõjutavatele töötajatele (nt klassikoolitus, arvutipõhine koolitus jne) või võib teie paber riputada vannitoas. Mis iganes see on, tehke oma tööd seal! Sa töötasid selle nimel. Aeg tunnustamiseks!
Veenduge, et teie SOP jääb kehtima. Kui see kunagi vananeb, värskendage seda, laske värskendused uuesti heaks kiita ja dokumenteerida ning vajadusel levitage SOP uuesti. Teie meeskonna turvalisus, tootlikkus ja edu on selles olulised
Video - selle teenuse kasutamisel võidakse YouTube'iga jagada teatud teavet
Näpunäiteid
- Veenduge, et dokumentide ajalugu oleks dokumenteeritud iga versioonimuudatuse korral.
- Enne oma versiooni kirjutamist kontrollige, kas SOP -i vana versioon on olemas. Võimalik, et saate teha vaid paar kiiret muudatust. Kindlasti dokumenteerige need siiski!
- Kasutage toimingute selgitamiseks lihtsat inglise keelt.
- Kontrollige selgust. Veenduge, et tõlgendusi poleks mitu. Näidake protseduuri kellelegi, kes pole protsessiga kursis, ja laske tal öelda, mida see nende arvates ütleb; võite olla üllatunud.
- Paluge inimestel enne heakskiidu saamist teie dokument üle vaadata.
- Kasutage vooskeeme ja pildilisi esitusviise, et lugejal oleks protsessist selge.
- Ärge unustage võimalusel kaasata sidusrühmi, et dokumenteeritud protsess oleks tegelik protsess.