Kuidas kirjutada ärikirja klientidele (näidiskirjadega)

Sisukord:

Kuidas kirjutada ärikirja klientidele (näidiskirjadega)
Kuidas kirjutada ärikirja klientidele (näidiskirjadega)

Video: Kuidas kirjutada ärikirja klientidele (näidiskirjadega)

Video: Kuidas kirjutada ärikirja klientidele (näidiskirjadega)
Video: "Õpetaja Maurus selgitab" I osa. E-kirja vormistamine 2024, Märts
Anonim

Kui teil on ettevõte, peate tõenäoliselt oma klientidele kirju kirjutama. Võite kirjutada, et neile uutest sündmustest või eripakkumistest rääkida, või vastate oma ettevõtte nimel kliendikaebusele. Olenemata kirja põhjusest peate alati säilitama professionaalse tooni.

Sammud

Ärikirjade näidis

Image
Image

Näidiskiri uue ettevõtte kuulutamisest

Image
Image

Äri tänukirja näidis

Image
Image

Ettevõtte vabanduskirja näidis

Osa 1: Ärikirja vormindamine

Kirjutage ärikiri klientidele 1. samm
Kirjutage ärikiri klientidele 1. samm

Samm 1. Kasutage professionaalset kirjaplanki

Ärikiri kujutab endast teie ettevõtet. Nii et see peaks välja nägema selgelt ja kvaliteetselt. Sellel peaks olema ka teie ettevõtte logo või kaubamärk.

Kirjaplangi saate luua Microsoft Wordis eelmääratud värviliste kirjaplankide mallide abil. Kirjaplangil kasutage kindlasti oma olemasolevat logo või kaubamärki

Kirjutage ärikiri klientidele 2. samm
Kirjutage ärikiri klientidele 2. samm

Samm 2. Avage tekstitöötlusprogramm

Ärikiri tuleks alati arvutisse tippida.

  • Looge uus dokument ja seadistage dokumendile 1 tolli veerised.
  • Kasutage serifi fonti, näiteks Times New Roman, Georgia või Ariel. Kasutage kindlasti fondi suurust, mis ei ole suurem kui 12 punkti, kuid mitte väiksem kui 10 punkti. Kirja valimine või suuruse tõttu ei tohiks olla raske lugeda.
  • Veenduge, et dokument on seatud üksikute vahedega.
Kirjutage ärikiri klientidele 3. samm
Kirjutage ärikiri klientidele 3. samm

Samm 3. Seadistage blokeerimisvorm

Plokivorm on kõige tavalisem ärikirjade vorming. Seda on ka kõige lihtsam seadistada ja järgida. Iga pealkiri tuleb jätta joondatult ja iga pealkirja vahele peab jääma üks tühik. Alates dokumendi ülaosast allapoole peaks teie ärikirjal olema järgmised pealkirjad:

  • Tänane kuupäev või kirja saatmise kuupäev. Kuupäev on oluline, kuna seda saab kasutada teie ja vastuvõtja kirjete jaoks. Lisaks võib sellel olla seaduslik kasutamine. Nii et veenduge, et see on täpne.
  • Saatja aadress. See on teie aadress, mis on vormindatud standardses aadressistiilis. Kui teie aadress on juba kirjaplangil, võite selle rubriigi vahele jätta.
  • Sisemine aadress. See on selle inimese nimi ja aadress, kellele kirjutate. Härra/proua kasutamine on vabatahtlik. Näiteks kui kirjutasite Nina Brownile, võite proua/preili tema nimest välja jätta, kui te pole kindel, milline on tema perekonnaseis.
  • Tervitus. See võib olla „Kallis pr Brown” või „Kallis Nina Brown”. Kui te pole kindel, kes seda kirja loeb, kasutage sõna „Lugupeetud härra või proua”. Võite kasutada ka valikut „Kellele see võib puudutada”, kuid ainult viimase abinõuna, kui teil pole aimugi, kes teie publik on.
  • Kirja sisu. Sellele keskendume lähemalt artikli järgmises osas.
  • Kirja sulgemine, allkirjaga. See võib olla "Lugupidamisega" või "Lugupidamisega".

Osa 2: Ärikirja kirjutamine

4. ärikirja kirjutamine klientidele
4. ärikirja kirjutamine klientidele

Samm 1. Tuvastage oma vaatajaskond

Kirja toon peaks jääma alati professionaalseks, olenemata publikust. Kuid tõenäoliselt kohandate oma keelt või sõnavalikut vastavalt sellele, kellele kirjutate. Kui kirjutate mõne muu ettevõtte personaliosakonda, peate võib -olla kasutama ametlikumat keelt. Kuid kui kirjutate konkreetsele kliendile, võite kasutada mitteametlikku või juhuslikku keelt.

  • Vaatajaskonna tuvastamine tähendab ka seda, et väldite oma publiku segamist. Vältige terminoloogia kasutamist, millest lugeja aru ei saa. Tõenäoliselt ei tea klient näiteks teie ettevõtte kosmoseprogrammi lühendeid, nii et vältige nende kasutamist kirjas.
  • Hea ärikirja kirjutamise reegel number üks on olla selge, lühike ja viisakas.
Kirjutage klientidele ärikiri 5. samm
Kirjutage klientidele ärikiri 5. samm

Samm 2. Esitage kirja eesmärk esimesel real

Mõelge kirja eesmärgile. Kas selleks, et teavitada kliente teie uuest asukohast uues linnaosas? Kas see tuletab kliendile meelde maksmata arvet või tasumata saldot? Või vastata kliendi kaebusele? Seda silmas pidades koostage esimene rida, mis annab lugejale kohe teada, millest kiri tuleb. Ärge olge kirja eesmärgi suhtes ebamäärane. Lõika jahtima.

  • Alustage "I" kasutamisega, kui avaldate oma arvamust ettevõtte omanikuna. Kasutage „meie”, kui kirjutate ettevõtte või organisatsiooni nimel.
  • Keskenduge otsesele avaldusele, näiteks: „Me kirjutame teile teatamiseks” või „Me kirjutame taotlusele”. Kui kirjutate ettevõtte omanikuna, saate kasutada ka „I” lauset. Näiteks: "Võtan teiega ühendust sellepärast" või "kuulsin hiljuti teemast … ja sooviksin rohkem teada saada …"
  • Näiteks kirjutate teie (ettevõtte omanik) Nina Brownile eelmise kuu maksmata arve kohta. Alustage kirja sõnadega: „Võtan teiega ühendust, kuna teie kontol on 2015. aasta märtsist tasumata saldo.”
  • Või olete ettevõtte töötaja ja kirjutate vastuseks kliendi kaebusele ettevõtte kosmoseprogrammi vastu. Alustage kirja sõnadega: "Saime teie kaebuse meie Marsi kosmoseprogrammi kohta."
  • Võite kirjutada, et teavitada lugejat, et nad võitsid konkursi või said koha kraadiõppes. Alustage fraasiga: "Mul on hea meel teile teatada …" Või "Meil on hea meel teid teavitada …".
  • Kui edastate halbu uudiseid, alustage fraasiga: „Kahjuks teatame teile…”. Või: "Pärast hoolikat kaalumist olen otsustanud mitte …".
Kirjutage ärikiri klientidele 6. samm
Kirjutage ärikiri klientidele 6. samm

Samm 3. Kasutage aktiivset, mitte passiivset häält

Me kasutame ühises kõnes kogu aeg passiivset häält. Kuid passiivne hääl võib muuta teie kirjutamise igavaks või segaseks. Aktiivne hääl on ärikirjas palju tõhusam, kuna see kehtestab enesekindlama tooni.

  • Passiivse hääle näide võib olla järgmine: „Milliste konkreetsete kaebustega saan teie jaoks pöörduda?” Lause teema, klient ("sina"), ilmub lause lõpus, mitte lause alguses.
  • Aktiivse hääle näide võib olla järgmine: „Mida ma saan teha, et teie kaebusi lahendada?” See fraasi aktiivse häälega versioon on lugejale palju selgem ja hõlpsamini mõistetav.
  • Passiivse hääle kasutamine võib olla hea viis oma sõnumi edastamiseks ilma veale või ebameeldivale punktile tähelepanu juhtimata. Kuid kasutage seda ainult sel juhul. Üldiselt on aktiivne hääl ärikirjades palju tõhusam.
Kirjutage klientidele ärikiri 7. samm
Kirjutage klientidele ärikiri 7. samm

Samm 4. Vajadusel viidake eelmisele sündmusele või varasemale suhtlusele lugejaga

Võib -olla võtsite eelmise kuu alguses ühendust Nina Browniga, hoiatades tema tasumata arve eest. Või väljendas klient eelmisel kuul konverentsil oma pettumust kosmoseprogrammi pärast. Kui olete lugejaga juba ühendust võtnud, siis tunnistage seda. See tuletab lugejale meelde teie varasemat kontakti ja muudab ärikirja vahetumaks ja olulisemaks.

Kasutage fraasi: „Minu eelmise kirja kohta teie tasumata arve kohta…” või „Tänan teid märtsikuu makse eest.” Või „Oli väga kasulik kuulda mais toimunud konverentsil teie probleemidest kosmoseprogrammiga.”

Kirjutage klientidele ärikiri 8. samm
Kirjutage klientidele ärikiri 8. samm

Samm 5. Esitage taotlus või pakkuge abi

Looge lugejaga positiivne toon, esitades viisaka taotluse või pakkudes abi töösuhte vormis.

  • Oletame, et olete ettevõtte omanik, kes püüab klienti arve tasuda. Kasutage fraasi: "Oleksin tänulik, kui viivitamata pööraksite tähelepanu tasumata arvele."
  • Oletame, et kirjutate oma ettevõtte nimel. Kasutage sellist fraasi: "Soovime korraldada näost näkku kohtumise teie ja meie personalijuhiga."
  • Samuti peaksite pakkuma vastust lugejale tekkivatele küsimustele või muredele. Kasutage fraasi: "Ma vastan hea meelega teie arvega seotud küsimustele või muredele." Või: "Kas soovite, et annaksime teile programmi kohta rohkem üksikasju?"
Kirjutage klientidele ärikiri 9. samm
Kirjutage klientidele ärikiri 9. samm

Samm 6. Pakkige kiri kokku

Kaasake enda või lugeja üleskutse tegevusele. See võib olla maksenõue teatud kuupäevaks või märkus lugejaga ametliku kohtumise korraldamise kohta.

  • Lisage lause kirja vastuvõtjaga rääkimise kohta tulevikus. "Ootan teid järgmisel nädalal eelarvekoosolekul." Või "Ootan huviga, et saaksime seda teiega meie peakorteri visiidi ajal arutada."
  • Pange tähele kõiki dokumente, mis teil on, sealhulgas oma kirjaga. Lisage fraas nagu „Palun leidke lisatud tasumata arve” või „Lisatud on meie kosmosealase teavitamise programmi koopia”.
  • Lõpetage kiri lõpplausega. Kasutage klientide või klientide jaoks „Lugupidamisega” või „Lugupidamisega”.
  • Kasutage „lugupidavalt” ametlike kirjade saatmiseks isikutele, keda te üldse ei tunne.
  • Kasutage „Lugupidamisega” või „Parimat” ainult siis, kui kirjutate kellelegi, keda tunnete hästi või kellega teil on töösuhe.
Kirjutage klientidele ärikiri 10. samm
Kirjutage klientidele ärikiri 10. samm

Samm 7. Korrigeerige kirja

Kogu teie hoolikas vormindamine ja kirjutamine on asjata, kui kiri on täis õigekirjavigu!

  • Otsige passiivse hääle esinemisi ja proovige lause aktiivsele häälele kohandada.
  • Pange tähele lauseid, mis kestavad kaua või pole selged ja otsesed. Ärikirjas on vähem tavaliselt rohkem, seega vähendage võimalusel oma lausete pikkust.

Soovitan: